Excel. Мультимедийный курс - Олег Мединов

Созданную книгу можно сохранить и в виде шаблона. Допустим, вы подготавливаете однотипные документы (например, отчеты), которые содержат определенный текст, таблицы, форматирование и формулы. Ежемесячно вам нужно менять только данные в этих документах. Можно один раз создать документ, сохранить его в виде шаблона, а затем создавать новый документ на основе данного шаблона. Все, что вам останется, это ввести нужные данные.

Чтобы сохранить книгу как шаблон, нужно в раскрывающемся списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа выбрать пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel 97-2003. Если в книге используются макросы, следует выбрать пункт Шаблон Excel с поддержкой макросов. Созданные вами шаблоны появляются в списке диалогового окна Создание книги.

Чтобы сохранить изменения в ранее сохраненном документе, достаточно нажать кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+S. Документ сохраняется в ранее указанную папку под ранее указанным именем и в ранее указанном формате, при этом диалоговое окно Сохранение документа не появляется.

Перед закрытием документа приложение проверяет его, и если с момента последнего сохранения в нем произошли какие-либо изменения, Excel предложит вам сохранить книгу. Иными словами, в программе имеется защита от случайного закрытия измененного документа.

В процессе работы рекомендуется периодически сохранять документ. Допустим, вы работаете с большим документом и произвели в нем много изменений. Никто не застрахован от скачка электроэнергии или банального зависания компьютера. В этом случае вся работа, которая была вами произведена с момента последнего сохранения, может быть утеряна. Чтобы этого не произошло, следует чаще сохранять документ.

В программе Excel предусмотрена функция автоматического сохранения документа через заданный интервал времени. Чтобы активизировать эту функцию, нужно выполнить следующие действия.

1. Нажмите Кнопку «Office».

2. В появившемся меню нажмите кнопку Параметры Excel.

3. В открывшемся диалоговом окне выберите категорию Сохранение.

4. Установите флажок Автосохранение каждые, а в поле, расположенном правее, укажите интервал автоматического сохранения документа (рис. 1.18).

Рис. 1.18. Установка автоматического сохранения

Программа автоматически будет сохранять все открытые в ней документы через заданный интервал времени. Таким образом, установив интервал автоматического сохранения документа равным, например, пяти минутам, при возникновении ранее указанных неприятностей вы потеряете результат последних пяти минут работы.

Открытие ранее сохраненного документа

Чтобы загрузить в программу ранее сохраненную книгу, нужно выполнить следующие действия.

1. Нажмите Кнопку «Office».

2. В появившемся меню выполните команду Открыть.

3. В открывшемся диалоговом окне Открытие документа выберите папку, в которой хранится документ, затем выделите нужный файл и нажмите кнопку Открыть. Документ будет загружен в программу.

Если требуется найти файлы определенного типа, вы можете установить фильтр. Например, чтобы отобразить только файлы шаблонов, можно в раскрывающемся списке, расположенном справа от поля Имя файла, выполнить команду Шаблоны, при этом все файлы, не являющиеся шаблонами Excel, будут скрыты. Если выбран пункт Все файлы Excel, в диалоговом окне вы увидите все файлы, которые можно открыть с помощью программы Excel: книги, шаблоны, файлы XML, базы данных dBase или Access и т. д.

При открытии файлов, содержащих макросы, может появиться сообщение об опасности. Вам будет предложено на свой страх и риск продолжить открытие файла или отключить используемые в нем макросы. Дело в том, что макросы могут содержать вредоносный программный код, поэтому к файлам с макросами, полученным из сомнительных источников, следует относиться с подозрением.

Виды документа

По умолчанию книга представлена в виде Обычный. Вы работаете с таблицами, но совершенно не можете представить, как ваши листы будут выглядеть на бумаге при печати документов. В Excel 2007 впервые применен новый вид документа, который называется Разметка страницы.

Виды документа выбирают в группе Режимы просмотра книги вкладки Вид ленты.

В режиме Разметка страницы вы можете работать с документом, но при этом видеть его в виде печатной страницы (рис. 1.19). Таким образом, есть возможность отформатировать данные так, чтобы они умещались на странице и не выходили за ее пределы.

Рис. 1.19. Режим Разметка страницы

Для удобства сверху и слева страницы расположены линейки, которые позволяют точно ориентировать объекты на листе.

Нажав кнопку Показать или скрыть, вы откроете панель с флажками. Устанавливая (снимая) данные флажки, вы можете отобразить (скрыть) линейки, сетку (то есть экранные границы ячеек), строку формул или заголовки столбцов и строк.

В режиме Полноэкранный режим окно программы разворачивается на весь экран. При этом скрываются лента, строка формул, строка состояния и другие элементы интерфейса. На экране остается только лист с заголовками строк и столбцов (рис. 1.20). Чтобы выйти из полноэкранного режима, нужно нажать клавишу Esc.

Рис. 1.20. Полноэкранный режим

Если вы работаете с несколькими документами одновременно, чтобы переключиться между этими документами, нажмите кнопку Перейти в другое окно в группе Окно вкладки Вид и в появившемся списке выберите название документа, который хотите сделать активным.

Кроме того, на вкладке Вид имеются кнопки, позволяющие выполнять различные действия, связанные с отображением документа на экране.

Итак, в данной главе мы познакомились с основными компонентами окна программы Excel 2007 и, главное, с рабочей областью программы: книгой и листами. В дальнейшем вы узнаете об этих компонентах еще много нового, но для первого знакомства этого вполне достаточно.

Глава 2

Ввод данных. Типы, или форматы, данных

Работа с документами Excel сопряжена с вводом и обработкой различных данных, то есть ин формации, которая может быть текстовой, числовой, финансовой, статистической и т. д.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Методы ввода и обработки данных демонстрируются в видеолекциях, содержащихся в главе «Навигация и выделение объектов. Обработка ввода данных».

Ввод данных

Данные указывают в ячейках листа. Чтобы в дальнейшем эту информацию можно было обработать или использовать для каких-либо расчетов, данные следует вводить в разные ячейки. Таким образом, данные приобретут адрес, по которому их можно будет найти или добавить в различные формулы.

Ввод данных осуществляется достаточно просто.

1. Щелкните кнопкой мыши на любой ячейке. По периметру ячейки появится жирная рамка, которая означает, что данная ячейка стала активной. Обратите внимание также на поле адреса ячейки: в нем будет указан адрес выделенной ячейки.

2. Введите с клавиатуры любое слово или число, и оно появится в ячейке. Иными словами, ввод данных осуществляется так же, как в текстовом редакторе (рис. 2.1). Но есть некоторые тонкости.

Рис. 2.1. Текст в ячейке

3. Нажмите клавишу Enter. Ячейка, расположенная ниже, станет активной.

Вы знаете, что в любом текстовом редакторе нажатие клавиши Enter переводит текстовый курсор на следующую строку. В Excel это действие завершает ввод в текущую ячейку и переводит фокус ввода на ячейку, расположенную ниже.

В любой момент до нажатия клавиши Enter вы можете отказаться от ввода данных, нажав клавишу Esc. При этом активная ячейка очистится, но не потеряет фокус ввода, то есть по-прежнему будет оставаться активной.

Теперь о том, как удалить данные из ячейки. Это делается еще проще.

• Выделите ячейку с данными. Для этого нужно просто щелкнуть кнопкой мыши на данной ячейке так, чтобы по ее периметру появилась жирная рамка.

• Нажмите клавишу Delete или Backspace. Все содержимое ячейки будет удалено, а она по-прежнему останется активной.

Если вы вводите длинный текст или большое число, все символы могут не поместиться в ячейке, при этом текст (или число) «залезает» на соседнюю ячейку. Но важно понимать, что данный текст или число принадлежит именно той ячейке, в которую вы эти данные вводили. Соседняя ячейка остается пустой, даже если в ней отображается текст расположенной слева ячейки. Забегая вперед, скажу, что длинный текст в ячейках можно переносить (то есть располагать в несколько строк) или включить режим скрытия непомещающегося в рамках ячейки текста. Об этом мы поговорим, когда будем рассматривать методы форматирования ячеек.