Этикет делового письма - Олег Давтян

В тексте релиза присутствуют лишние фразы, в том числе и разъяснительного характера, обычно начинающиеся со слов: «Так. Вполне достаточной была бы простая констатация фактов и упоминание о выводах и предложениях каждой из сторон.

Те же ошибки присутствуют и в следующем пресс-релизе, причем к ним добавилось ненужное цитирование высказываний должностных лиц. Кроме того, в таких документах довольно редко сообщается о том, что на беседе присутствовали (или принимали участие) руководители дипломатических или консульских учреждений, а также Представительства Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Санкт-Петербург и индийский штат Раджастан наметили направления сотрудничества

8 июля в Смольном губернатор Георгий Полтавченко встретился с главным министром штата Раджастан Васундхарой Радже; которая находится в Санкт-Петербурге с рабочим визитом.

«Между нашим городом и Индией существуют давние дружеские отношения. Потенциал нашего сотрудничества очень высок. Мы заинтересованы в дальнейшем расширении и развитии наших связей в самых разных сферах», – сказал губернатор, подчеркнув, что петербургские предприятия многие годы выполняют государственные заказы для индийского военно-морского флота. Он отметил, что помимо традиционных направлений сотрудничества – судостроения и машиностроения – интерес для индийских партнеров могут представлять предприятия активно развивающегося в Петербурге фармацевтического кластера.

Также губернатор отметил, что значительный потенциал для сотрудничества есть в образовательной сфере и в туризме. По словам Георгия Полтавченко, кооперация между молодыми талантливыми программистами Петербурга и Индии может быть весьма эффективной.

Васундхара Радже подчеркнула значительные перспективы сотрудничества в туризме. «Нам очень интересен опыт Петербурга в музейной сфере, в привлечении туристов», – сказала она. Она также подтвердила намерения развивать связи в машиностроении и оборонной промышленности. Кроме того, глава Раджастана отметила, что ее штат очень заинтересован в том, чтобы наладить сотрудничество в сфере водоочистки и водоотведения. Также Васундхара Радже выразила заинтересованность в обучении студентов из Раджастана в вузах Петербурга.

Обе стороны подтвердили намерение активно сотрудничать в рамках БРИ КС.

Что касается правил составления пост-релизов, то они пишутся по такому же принципу, как и пресс-релизы, но не только сообщают о прошедших событиях, но и дают их более полную картину, сопровождая текст большим количеством фотографий, приложенными документами, отзывами участников и т. д. Как правило, этот жанр популярен среди коммерческих структур с целью формирования в медийном пространстве положительного имиджа компании.

Специалисты в области протокола рекомендуют писать релизы сразу же после окончания мероприятий, чтобы вовремя привлечь внимание СМИ и заинтересованных структур к тому или иному событию. При этом необходимо успеть проверить названия государств, представители которых участвовали в том или ином событии, правильность написания иностранных фамилий, обратив внимание на точность их перевода на русский язык, а также наименование должностей официальных участников мероприятий. Эти меры будут способствовать повышению доверия к информации, а значит, и к ее источнику.

Электронные письма

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т. п. и предоставляющий огромные возможности, но и создающий большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. Тексты, отправляемые электронным способом, должны быть предельно краткими, а также характеризоваться особой точностью формулировок, не допускающих множество толкований.

С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды «Приложение».

Однако, в отличие от своих бумажных «собратьев», электронные сообщения, в основном, отправляются не на бланках и содержат лаконичный текст информационного характера. Бланки, как правило, применяются для писем, содержащих особо важную информацию, а также для тех, которые требуют более длительного срока ответа либо подшиваются «в дело». В любом случае первое письмо в ту или иную организацию принято отправлять в качестве приложения на фирменном бланке.

Адресат, который получил письмо, адресованное лично ему, а не в общей рассылке, обязан ответить. Если вам необходимо донести содержание письма до нескольких получателей, их адреса вставляются в строку «Копия».

Тема сообщения вставляется также в соответствующую строку. Рекомендуется всегда проверять правильность электронной почты адресата. При направлении особо важных писем через приемную должностного лица нелишне будет попросить секретаря подтвердить получение письма.

Резюме

Резюме – это такой вид письма, прочитав которое работодатель решает, пригласить ли вас на собеседование или же сразу отказать. Обычно на принятие первоначального решения у опытного кадровика уходит не более пяти минут после знакомства с текстом.

Поэтому резюме должно быть кратким (уместиться на одной, в крайнем случае на двух страницах формата А4), оформлено привычным для работодателей образом (можно воспользоваться образцами анкет в Интернете) и содержать исключительно самую важную информацию, имеющую отношение к той вакансии, на которую вы претендуете.

При заполнении бланка резюме следует всегда помнить, что этот документ – не копия трудовой книжки, а своеобразное «рекламное сопровождение» соискателя. Изложение данных о себе в прошедшем времени не позволяет работодателю сразу же познакомиться с вами. Поэтому принято начинать перечисление должностей с последнего места работы (учебы), постепенно сообщая о предыдущих должностях, но только тех, которые имеют непосредственное отношение к вакансии. О предыдущих местах работы отзывайтесь корректно. Жалобы, осуждения и прочий негатив не стоит демонстрировать потенциальному руководителю.

В разделе «Личные качества» многие пишут стандартный набор достоинств, который при собеседовании может не подтвердиться. Поэтому надо поискать иные слова вместо «целеустремленен», «хорошо обучаемая», «стрессоустойчивый» и т. п. Кроме того, иногда в резюме прослеживается явный перевес в пользу личных интересов, типа «люблю животных», «часто хожу в театр».

И, наконец, следует внимательно посмотреть на фотографию к резюме. Она должна быть строгой, но не такой, как, например, на паспорт или визовую анкету, менее формальной, и, конечно же, не с пляжным фоном. Выражение лица должно быть приветливым, в меру веселым, а одежда деловая.

Внешний вид резюме должен быть идеальным. Для этого надо взять плотную белую бумагу, использовать хороший принтер, а фотографию желательно напечатать в цвете.

Откажитесь от декоративных шрифтов, подчеркиваний, курсива. Лучше всего использовать стандартный Times New Roman размером от 10 до 14. Позаботьтесь о том, чтобы не было орфографических и синтаксических ошибок, и о правильном написании иностранных слов. Если к резюме прилагается версия на иностранном языке, то ее обязательно надо показать носителю языка.

Резюме желательно отправлять с сопроводительным письмом. Его надо начать с приветствия и представления. Затем назовите самые сильные стороны своего профессионализма, используя примеры и сравнения, – например, «Найду десяток новых клиентов и помогу сократить расходы на аренду». Попрощайтесь и выразите надежду.

Текст сопроводительного письма может выглядеть таким образом:

Здравствуйте, меня зовут Антонов Антон, мне 23 года, и я хотел бы занять вакантную должность «Менеджер по рекламе». В процессе работы я смог бы оптимизировать работу дизайнеров, получить скидки у партнеров или найти выгодные цены. Кроме того, готов разработать креативную и «вирусную» рекламную кампанию, которая могла бы увеличить прибыль организации на 10–15 %.

В ожидании Вашего ответа.

С уважением, Антон.

Приложение: резюме на 2 листах.

Каким должен быть ответ кандидату, в котором компания не заинтересована?