Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

Джейб сыграл эту роль в разработке продукта под названием Multiplan (который впоследствии перерос в Microsoft Excel), и опыт оказался удачным. В результате улучшились процессы проектирования и разработки, а заодно улучшилась и координация усилий с бизнес-командой, и настроение в коридорах Microsoft существенно повысилось. Постепенно, после множества совещаний и собраний большинство команд компании приняли эту роль. Чтобы вы ни говорили плохого или хорошего о появившихся в результате этого программных продуктах, но идея все-таки была стоящей. Определив роль для рядового универсала, причем не в качестве какого-то мальчика на побегушках или лакея, а в качестве лидера и ведущего команды, компания Microsoft навсегда изменила динамику работы команд разработчиков. Именно в этой роли руководителя проектов я выступал большую часть периода своей работы в этой компании, работая с командами, создававшими помимо всего прочего, Internet Explorer, MSN и Windows. Со временем я даже стал руководить командами руководителей проектов.

На сегодняшний день я не слышал, чтобы многие компании преуспели в переопределении и ввели какие-то особые формы управления проектами. Я много общался с представителями разных фирм, занимающихся веб-разработкой и разработкой программного обеспечения, но всего лишь несколько раз слышал о наличии у них похожей должности (обычно речь шла о сотрудниках, которые решали инженерные или деловые вопросы или, в редких случаях, – вопросы проектирования). Многие компании в организации работ использовали командную структуру, но лишь немногие определяли роли, в которых заведомо пересекались инженерная и деловая соподчиненности. Сейчас в Microsoft работают более 5000 руководителей программ (всего в этой компании более 80 000 человек), и хотя сам смысл идеи был несколько размыт и искажен, ее основное содержание можно найти во многих командах компании.

Независимо от того, что написано в моей визитке или каким сведениям от Microsoft вы верите, а каким нет, мои ежедневные функции сводились к функциям руководителя проектов. Проще говоря, это означало, что именно я нес по мере сил ответственность за успешную реализацию проекта и за всех его участников. Во всех главах данной книги описываются основные задачи, связанные с этой деятельностью, от исходного планирования (главы 3 и 4) до составления технических условий (глава 7) и процесса принятия решений (глава 8) и заканчивая руководством разработкой продукта и его выпуском (главы 14 и 15).

В качестве основы этих навыков выступают соответствующие отношения и индивидуальные черты характера. Не осознав этого, любой человек, возглавляющий проект или руководящий этим проектом, попадет в весьма неблагоприятное состояние.

Взвешенность при руководстве проектами

Подобрать хороших руководителей проектов довольно трудно, поскольку они должны уметь придерживаться взвешенных подходов. Том Питерс (Tom Peters) в своей статье «Pursuing the Perfect Project Manager»[6] называет конфликтующие подходы парадоксами, или дилеммами. Вполне подходящее название, поскольку разные ситуации требуют разного поведения. Значит, руководитель проектов должен не только осознавать эту особенность своей работы, но и выработать инстинкт на поведение, соответствующее конкретно складывающейся обстановке. Это наводит на мысль, что руководство проектами является искусством, требующим проявления интуиции, рассудительности и опыта эффективного использования этих качеств. Следующий список дилемм составлен по материалам статьи Питерса.

Проявление эгоизма – Альтруизм. Благодаря той степени ответственности, которая возложена на руководителей проектов, они часто получают огромное личное удовлетворение от своей работы. Понятно, что они вкладывают в свое дело всю душу, и для многих из них именно эта эмоциональная связь позволяет поддерживать напряжение, необходимое для эффективной работы. В то же время руководителям проектов не следует ставить собственные интересы выше интересов проекта. Они должны быть готовы передать решение важных и увлекательных задач и разделить лавры со всей командой. Эгоизм, конечно, может служить подпиткой, но хороший руководитель проектов должен понять, когда он мешает работе.

Навязывание своей воли – Доверительные отношения. Иногда самым важным является четкое проявление власти и быстрая реакция. Руководитель проектов должен быть достаточно самоуверен и упрям, чтобы контролировать ситуацию и заставить команду совершать определенные действия. Тем не менее основная его задача состоит в том, чтобы избегать экстремальных ситуаций. При хорошо управляемом проекте должна быть создана среда, в которой можно было бы доверить работу и рассчитывать на эффективное сотрудничество.

Терпимость к неопределенности – Стремление к завершенности. Начальная стадия проекта характеризуется высокой открытостью и изменчивостью, где неизвестное в значительной степени перевешивает известное. В главах 5 и 6 будет показано, что управляемая неопределенность является основой для появления хороших идей, и руководитель проекта должен с ней считаться, если она не поддается управлению. Но в другие периоды, особенно на поздних этапах проекта, на первый план выходят дисциплинированность и точность. Нужно проявить определенную мудрость, чтобы понять, когда следует стремиться к завершенности, а когда вполне устроит приблизительное, принятое на скорую руку решение (см. раздел «Поиск и оценка вариантов» в главе 8).

Устное – Письменное общение. Несмотря на ту центральную роль, которую приобрела электронная почта в деятельности большинства организаций, занимающихся разработкой программного обеспечения, для руководства проектами особую важность приобретает искусство устного общения. Без совещаний, переговоров, кулуарных обсуждений и мозговых атак обойтись невозможно, и руководитель проекта должен быть на высоте как в восприятии, так и в пропаганде идей в процессе устного общения. Чем больше организация или масштабнее проект, тем большую важность приобретает искусство письменного общения. Независимо от своих личных предпочтений, руководитель проекта должен понимать, когда эффективнее будет устное, а когда – письменное общение.

Стремление к сложности – Борьба за простоту. Многие люди пали жертвами сложности. Когда они сталкиваются со сложными организационными или инженерными задачами, они тонут в мелких деталях и забывают об общем представлении. Есть и такие люди, которые не признают сложности и принимают плохие решения, поскольку полностью не осознают всех тонкостей происходящего. Взвешенность в данном случае заключается в определении, какое представление проекта наиболее полезно для понимания текущей проблемы или принятия решения, и в умении свободно переключаться между разными представлениями или одновременно держать их в голове (не боясь, что она взорвется). Руководители проектов должны стимулировать команду на борьбу за простоту в их работе, без лишних упрощений там, где нужен хороший, надежный код.

Беспокойство – Терпеливость. Большую часть времени руководитель проектов должен проявлять требовательность, заставляя подчиненных работать рационально и сосредоточенно. Но иногда беспокойство вредит проекту. Некоторые политические, межведомственные или бюрократические действия неизбежно влекут за собой потери времени – люди должны присутствовать в аудитории или привлекаться к селекторному совещанию, и они должны проявлять терпение. Поэтому относитесь к этому по возможности спокойно и философски. Руководители проектов должны развивать в себе чутье, подсказывающее, когда следует надавить, а когда лучше пустить некоторые процессы на самотек.

Храбрость – Осторожность. Одним из самых больших заблуждений, присущих почти всем культурам, состоит в том, что храбрым людям якобы не присуще чувство страха. На самом деле это не так. Храбрые люди чувствуют страх и все-таки принимают решение действовать. Руководитель проектов должен иметь здравое отношение ко всему, что идет не должным образом, и признавать возможность такого развития событий. Но он также должен соответствовать такому отношению и обладать мужеством, необходимым для преодоления больших трудностей.

Уверенность – Скептицизм. Нет ничего более вдохновляющего команду, чем уважаемый всеми лидер, уверенный в том, что он делает. Для руководителя проектов важно быть уверенным в своей работе и понимать истинную ценность тех целей, которые должны быть достигнуты. В то же время не лишним будет и здравый скептицизм (но не цинизм) относительно состояния дел и способов их ведения. Кто-то должен выражать сомнения и задавать вопросы, высказывать предположения и высвечивать сложности. В противовес этому нужно решительно задавать встречные вопросы и оспаривать чьи-то предположения, не разрушая веру команды в то, чем она занята.