PRO Сделки. Секреты закупок для успешных продаж - Екатерина Баранникова

При применении категорийного менеджмента в контрактной системе можно столкнуться с определенными трудностями. Во-первых, по аналогии с корпоративными закупками, сотрудники отдела закупок воспринимаются другими подразделениями компании как вспомогательная функция по обработке заявок на закупку. Главная цель закупок – это снижение затрат. Поэтому предложения по оптимизации могут не восприниматься и с трудом проходить закостенелые барьеры восприятия.

Отметим, что некоторые передовые госкорпорации уже успешно реализуют категорийные стратегии и достижение экономии за счет объединения закупочных потребностей. Так, Росатом консолидировал потребности 5-ти заказчиков для достижения экономии за счет объема колидированной потребности. 3-х летний план закупок АСЭ, Русатом Сервис, КРЭА, НИАЭП, Атомпроект включает в себя 15 объектов; 192 позиции плана на 577 млрд.руб.

Развитие компетенций и обмен опытом в закупочном сообществе

Сравнительно недавно принятая должностная инструкция для специалиста в сфере закупок (Приказ Минтруда России от 10.09.2015 N 625н) в основном предусматривает административные функции по организации документооборота. Полагаю, что целесообразно уточнить должностные обязанности специалиста в сфере закупок иили предусмотреть иные должности в сфере закупок, направленные на решение стратегических задач. Можно воспользоваться успешным опытом корпоративных закупок, где предусмотрены такие позиции в закупках, как категорийный менеджер (разрабатывает стратегия управления категорией закупки), менеджер по работе с поставщиками (SRM, что особенно актуально для высокотехнологичных отраслей) и т. д.

Повышению стратегической роли отдела закупок и развитию профессионализма способствует обмен лучшими практиками передовых компаний, проведение профессиональных семинаров и иных мероприятий, чем активно занимается Ассоциация профессионалов по управлению закупками (www.appminfo.ru). В мероприятиях Ассоциации приняли участие более 100 ведущих компаний. В рамках Ассоциации проводятся интересные закупочные проекты и обучающие семинары.

На данный момент в Ассоциации активно принимают участие профессионалы закупок из западных и российских коммерческих предприятий. Полагаю, что участие профессионалов, занимающихся закупками по ФЗ-44 и особенно ФЗ-223, принесет синергетический эффект по взаимному развитию и обмену знаниями в области закупок.

Итак, мы рассмотрели некоторые примеры инструментов, которые могут успешно применяться как в корпоративных, так и государственных закупках. Информационная открытость, обмен опытом между закупщиками госкорпораций и коммерческих компаний будет стимулировать дальнейшее развитие закупочной отрасли и повышение профессионализма работающих в ней сотрудников.

Важна ли госзакупщику экономия?

ФЗ-44 и ФЗ-223 регламентируют основные этапы закупочного процесса, однако не всегда мотивируют к достижению экономии. Рассмотрим данную проблему в сравнении с аналогичной английской практикой и закупками юридических лиц без государственного участия (частный сектор).

В 1980-е годы госзакупки в Англии осуществлялись в соответствии с требованиями обязательного конкурентного тендера, принятого в 1979 году. Обеспечение большего количества участников тендера и конкуренции между ними были основами обязательного конкурентного тендера. Конкуренция играет большую роль и в закупках в частном секторе. Но выбор участников основывается не столько на количестве, сколько на качестве (профессионализме и надежности) контрагентов.

«Слепая» конкуренция дополнялась множеством административных процедур, что приводило к длительному периоду закупки (от появления потребности до заключения договора), «раздутому» штату английских госслужащих и их низкой заинтересованности в экономическом результате закупки, т.к. приоритет отдавался соблюдению процедурных шагов. В частном секторе также важен так называемый «комплаенс» или соблюдение необходимых политик и процедур, но это также дополнено ключевыми показателями эффективности (KPI) для закупщиков. Примерами KPI является экономия (итоговый результат исполнения договора по сравнению с бюджетом), соблюдение срока поставки контрагентами, отсутствие брака в поставляемых партиях товара и т. д.

После изучения успешной практики закупок частного сектора в 1999 году был принят Локальный Акт Правительства1, отменивший обязательный конкурентный тендер и установивший основным принципом публичного закупочного тендера «лучшую ценность» (best value). Положения данного Акта вступили в силу в апреле 2000 года. Целью организации, применяющей принцип Лучшей Ценности, является достижение устойчивого повышения эффективности, сочетающей в себе экономическую выгоду, целевое назначение закупки и качество.

В отличие от обязательного конкурентного тендера, принцип «лучшей ценности» рассматривает закупку комплексно, а не как заказ по самой низкой цене среди максимально большого количества участников тендера. Эффективность применения данного принципа измеряется по итогам года Комиссией по аудиту по 90 показателям (KPI). Полагаем, что данный положительный опыт английского регулирования госзакупок может быть применен в дальнейшем реформировании контрактной системы в РФ.

Как достичь экономии в прямых закупках?

Рассмотрим методики оптимизации в закупках сырья и материалов для производственных компаний.

Прямые закупки (direct sourcing) – это управление затратами на сырье и комплектующие, необходимые для производства готовой продукции. Так, для производства пива необходимо закупать солод, ячмень, хмель, ферменты и т. д.

Финансовая эффективность прямых закупок зависит от нескольких факторов. Первый фактор – это корректное планирование, в соответствии с которым проводятся переговоры на закупку сырья. Чем больше закупаемый объем, тем выгоднее достигаемая в переговорах цена. Однако закупив больше, чем потребуется по факту, можно столкнуться с увеличивающимися затратами на хранение, а потом и утилизацию сырья с ограниченным сроком годности. Не говоря об отвлечении финансовых средств, ведь за поставленное сырье необходимо платить поставщикам, а временной разрыв между получением денег за продажу готовой продукции и поставку сырья для изготовления этой продукции может насчитывать несколько месяцев.

Таким образом, в компании должна быть четкая система планирования, которая делится на стратегическое (долгосрочное) и тактическое (ежемесячное и еженедельное) планирование. В свою очередь, планирование делится на два вида: отдел планирования, так называемый supply, который находится в рамках supply chain, и отдел планирования demand, который относится к планированию поставок для клиентов и входит в функцию продаж. То есть все, что относится к потокам от производств, различных складов и поставкам клиентам – планируется силами supply. Все, что касается планирования потребности клиентов – demand.

Эффективно, когда эти две службы находятся в рамках одного департамента, иначе могут возникать конфликты и дискоммуникации, выливающиеся в дополнительные затраты. Так, если информация от demand вовремя не попадает в supply, то не будет готового товара вовремя, который можно отгрузить клиенту. Или наоборот: если supply вовремя не предупредит demand о том, что товар не приедет или приедет позже по объективным причинам (например, задержка на таможне, форс-мажор, др.), то demand будет давать обещания клиентам, рассчитывая на этот товар. От этого страдает общий результат бизнеса. Если же demand и supply объединены в одну функцию, то это наиболее эффективное решение для коммуникаций и финального результата точности планирования.

В текущей экономической ситуации, на рынке, пожалуй, отсутствует такая компания, у которой точность планирования приближалась бы к 100%. К сожалению, многие уважаемые компании сейчас имеют точность планирования в 30% (!). Подстраиваясь по реалии рынка, отдел закупок должен принимать этот важный фактор во внимание. Поэтому в переговорах на поставки сырья целесообразно зафиксировать разные «линейки» цен по разным партиямобъемам поставок в год. График же поставок желательно обозначить в договоре как «ориентировочный» с указанием, что точные объемы согласовываются сторонами ежемесячно путем размещения заявок на поставку. Таким образом, можно избежать «выкупа» ненужного по факту объема сырья. Так как «ориентировочный» график поставок неудобен поставщику, у которого есть свой производственный план и обязательства перед другими клиентами, то успех переговоров возможен при долгосрочном сотрудничестве поставщика и покупателя, когда поставщик понимает и принимает волатильность прогнозов закупщика, а закупщик понимает производственные процессы и планирование поставщика, согласовывая порядок размещения заказов таким образом, чтобы достичь максимально взаимовыгодного эффекта для обеих компаний.