Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Основные функции программы:

• ввод и редактирование текста печати/штампа;

• сохранение готовых макетов в архиве;

• формирование бланка заказа;

• распечатка заказа изделия на принтере;

• пересылка заказа по e-mail;

• сохранение заказа на жестком диске/дискете.

Сайт производителя программы – www.automaket.ru. В настоящее время распространяется версия 1.5.1. На сайте можно обновить версию и получить техническую поддержку.

Интерфейс программы прост – все помещается на одном экране (рис. 19.2).

Рис. 19.2. Интерфейс программы «ШТАМП»

Здесь можно зайти в каталог существующих вариантов печатей и штампов и выбрать подходящий (рис. 19.3). Затем нужно заполнить все необходимые поля по собственному усмотрению, вставить логотипы или другие изображения. Все изменения тут же отображаются на поле макета.

Рис. 19.3. Выбор варианта печати

В программе удобная справочная система. Она содержит не только подсказки, но и много общей информации, в частности о том, какие бывают печати и штампы и как их заказывать и регистрировать (например, разъясняется, что такое самонаборная и традиционная печати).

Доступно описаны технологии изготовления и некоторые тонкости: «Печати и штампы с плоским клеевым основанием изготавливаются по традиционной технологии методом лазерного гравирования. Клише печати изготавливается только сертифицированным изготовителем из специальной серой резины, предназначенной для лазерной гравировки. Толщина клише 2,3 мм. Черный цвет клише печати означает, что печать изготовлена из низкокачественной бутадиенстирольной резины, непригодной для изготовления печатей и крайне опасной для здоровья».

Интересная статья посвящена фальсификации печатей и защите от нее. Вот, например, как развенчивается миф о самонаборных печатях: «Несмотря на кажущуюся простоту, фальсификация, а тем более подделка печати с помощью самонаборного комплекта практически невозможна. Взаимное расположение букв и слов в самостоятельно изготовленных печатях и штампах достаточно индивидуально, поэтому экспертные исследования таких оттисков всегда заканчиваются однозначными выводами». Очевидно, что производитель программы знаком с вопросом. По его мнению, наиболее часто фальсификация печатей (то есть имитация оттисков) производится путем сканирования оригинала и печати этого изображения с помощью струйного принтера. Определить фальсификацию просто: нужно рассмотреть оттиск через лупу – будут видны точки красного, желтого и голубого цвета, из которых формируется струйный отпечаток.

Подделка – это незаконное изготовление клише с оттиска оригинала по упрощенной технологии, с помощью фотополимера. Определить поддельную печать сложнее. Рекомендуется целый комплекс мер по борьбе с подделками и фальсификацией печатей. При изготовлении рекомендуется:

• использование микротекста, расположенного по внешнему кольцу обода клише печати с указанием номера сертификата изготовителя и даты изготовления печати; размер элементов микротекста – 0,5–0,8 мм;

• использование в печати полутонового растра с линеатурой не ниже 80 линий на сантиметр (в одном миллиметре растра – восемь точек);

• наличие очень тонких линий толщиной 0,08 мм;

• использование контрольных меток: изменение отдельных букв шрифта, внесение в шрифт в контрольных точках печати дефектов, имитирующих естественные дефекты резины; при кажущейся простоте они способны ввести имитатора в заблуждение и заставить его ошибиться;

• внесение в изображение печати химических элементов защиты, например невидимых ультрафиолетовых меток.

При использовании печати:

• выбирайте водостойкую штемпельную краску, что поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);

• по возможности не ставьте основную печать на все документы, а изготовьте специализированные – отдельные для договоров, пропусков, удостоверений, актов и т. д.; наделить специализированные печати официальным статусом можно распоряжением руководителя предприятия;

• старайтесь не ставить печать на чисто белое или однотонное поле документа;

• ведите учет печатей и штампов организации; контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство;

• храните печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Все это – полезная и нужная информация, но сама программа не может считаться универсальной. Многим ее возможности покажутся недостаточными.

Название – тоже говорящее, только на английском языке, а функциональность программы – вполне наша, без коммерческих и рекламных ловушек и ограничений (разумеется, если программа приобретена легальным способом).

Программа Stamp на вид еще более простая, чем «ШТАМП» (рис. 19.4), но имеет гораздо больше возможностей.

Рис. 19.4. Общий вид программы Stamp

В ней можно подбирать малейшие детали печатей, начиная от формы и заканчивая толщиной линий и цветом оттиска, добавлять инверсию и зеркальное отображение. Все операции для удобства распределены по вкладкам – Строки, Параметры строк, Центр, Форма, Создание и редактирование. На последней и уточняется цвет оттиска, его размытость и другие особенности. Для чего менять цвет и размытость оттиска? Дело в том, что программа предназначена не только для создания макета печати, но и для имитации ее оттиска печати, причем имитацию можно получить очень достоверную, меняя различные характеристики оттиска – размытость, неточность, угол поворота или неравномерность заливки. Подредактировав печать, можно потом вставить ее в документ Word, точно указав место расположения. Однако здесь уже только тонкая грань отделяет легальную работу от подделки документов, что остается на совести пользователя.

В настоящее время в ходу версия 0.85. Сайт приложения – www.stampz.ru. Производитель сопроводил программу, и так простую в освоении, демонстрационным роликом. Ролик неудачный – он утомляет метанием курсора и полон грамматических и стилистических ошибок.

Печать чеков (программа Kassy)

Еще одна программа от того же производителя, Kassy, позволяет распечатывать готовые чеки. Можно только догадываться, кому и для чего это требуется, однако популярность продукта доказывает, что многим. Официально эта программа предназначена для выбора подходящего кассового аппарата и просмотра вида чека.

Интерфейс программы простой и понятный. Пользователь выбирает модель кассового аппарата из списка на вкладке Информация по ККМ и получает доступ к его подробному описанию. Представлено свыше 60 моделей с перечислением функций и характеристик и фотографиями (рис. 19.5).

Рис. 19.5. Выбор кассового аппарата для имитации чека

Рисунок чека формируется в зависимости от выбранной модели кассового аппарата (рис. 19.6).

Рис. 19.6. Атрибуты формируемого оттиска

Все параметры печати – шрифты, интервалы, качество и даже форму точек, из которых формируется изображение, – можно регулировать на вкладке Печать тест-чека. В итоге получается наглядное изображение чека (см. рис. 19.6).

Хочется заподозрить создателей приложения Kassy в криминальных наклонностях.

Следует отметить, что фальшивые чеки, которые изготовленны с помощью программы Kassy, могут вполне пройти по отчетности в качестве финансовых документов. Однако это опять же будет на совести пользователя.

Глава 20

Эргономика в офисе

Вопросами гигиены труда в настоящее время в нашей стране практически никто не занимается. Следовательно, нужно позаботиться об этом самим. От правильно организованного рабочего места зависит ваше здоровье и самочувствие. Мало того, по мнению специалистов, до 40 процентов эффективности труда связано также с эргономикой.

Эргономика – наука о правильной, с точки зрения здоровья и продуктивности, организации рабочего места. Главной ее задачей является создание таких условий работы, которые бы способствовали сохранению здоровья, повышению эффективности труда, снижению утомляемости, да и просто поддержанию хорошего настроения в течение всего рабочего дня.

Общая эргономика рабочего места

Продолжительная сидячая работа вредна: вы сутулитесь или подаетесь вперед, и ваш позвоночник деформируется, травмируются диски и портится осанка. Сидячая поза вызывает пережимание кровеносных сосудов и деформацию внутренних органов. Кисти рук, находясь при работе с клавиатурой в неудобном положении, перенапрягаются. Постоянно страдает зрение. Рабочая поза, а вместе с ней и здоровье зависят от размеров и дизайна рабочего пространства.