Самоменеджмент. Практическое руководство - Лариса Шалагинова

Офис-менеджер — молодая женщина, которая всего лишь на 4–5 лет старше своих ассистенток. Они посчитали, что офис-менеджер не превосходит их по опыту или организационным качествам, и всем своим поведением теперь выражают это. Когда она обращается к ним с поручениями, они слушают ее неохотно, посмеиваются над ее формулировками, иронизируют по поводу ее забывчивости, неорганизованности и неспособности удержать в поле зрения необходимые задачи, ее непредусмотрительности в планировании собственной деятельности, не говоря уже о деятельности других. Ассистентки не скрывают, что их в гораздо большей степени устроило бы, чтобы они подчинялись непосредственно директору, минуя офис-менеджера.

В результате между офис-менеджером и ассистентками возникло соревнование в том, кто раньше получит распоряжения директора. Рутинная работа офис-менеджера, которая должна выполняться без прямого вмешательства директора, не выполняется. У офис-менеджера нет побуждения выполнять ее.

Директор, по ее мнению, скорее отметит быстрое и качественное выполнение оперативных поручений, в то время как рутинная работа незаметна, а выполнять ее из-за сопротивления ассистенток становится все сложнее. Она заинтересована лишь в том, чтобы раньше ассистенток получать новые распоряжения директора по оперативной работе и выполнять их самостоятельно. Между тем ее обязанностью является организация работы офиса в целом и, в частности, распределение работы, как рутинной, так и оперативной, между нею самой и ассистентками.

У ассистенток, в свою очередь, также падает мотивация выполнять рутинную работу, распределяемую офис-менеджером. Они стремятся получать оперативные поручения напрямую от директора.

Постепенно директор оказывается в ситуации, когда ему фактически самому приходится выполнять функции офис-менеджера, то есть ежедневно контролировать выполнение рутинной работы, напоминать о сроках и планах, распределять поручения по оперативной работе, координировать деятельность всех трех сотрудниц и т. п.

Директор не может не видеть, что возникшая ситуация требует вмешательства и реорганизации. Наступает день, когда между директором и офис-менеджером происходит следующий разговор:

Д.: Ксения, меня не устраивает возникшая ситуация. Я вынужден контролировать работу офиса, в то время как это ваша функция.

О-м.: Да, и меня эта ситуация не устраивает. Вы фактически выполняете мои функции. Почему вы напрямую даете поручения девочкам? Если бы вы давали поручения только мне, я все сама контролировала бы.

Д.: Иногда (а в последнее время даже часто) мне легче напомнить девочкам, что нужно сделать, чем ждать, когда вы вспомните о своих обязанностях по плановой работе.

О-м.: Что вы имеете в виду? Я все делаю! Я не виновата, что вы поставили их в особое положение, и они не воспринимают меня как начальника. Я все делаю! Я от работы лопаюсь! Вчера ушла с работы в 9 часов! А они морщатся, когда я их о чем-то прошу!

Д.: Ксения…

О-м.: Извините, но мне нужно срочно рассылать почту. Вы же сами сказали, что это нужно сделать до 12 часов.

Д.: Но почему именно вы? Почему вы не делегировали это кому-то из девочек?

О-м.: Потому что они поехали в типографию печатать материалы, поскольку вы их об этом попросили! Все. Можно мне поработать?

Задание 2

Ответьте на следующие вопросы и составьте варианты мотивирования сотрудников.

✓ Каковы ваши личные цели?

✓ Каковы цели вашей организации?

✓ С какой целью вы вступаете в отношения с определенным человеком? Какую личную выгоду вы можете извлечь из этих отношений? Как они помогут делу?

✓ Каковы личные цели вашего партнера? Каковы его деловые цели? (Поставьте себя на место этого человека и посмотрите на ситуацию его глазами.)

✓ Сравните свои ценности с ценностями другой стороны. Выявите области расхождения. Подумайте, что можно сделать, чтобы присоединиться к его стилю общения.

✓ Посмотрите на свои отношения с данным человеком с позиции наблюдателя. Как они выглядят в глазах других людей? Как они воспринимаются коллективом? Как они выглядят с точки зрения организации?

✓ Как должны развиваться ваши отношения с этим человеком? Какими они должны быть через год / полгода / три месяца?

✓ Как увязать ваши цели, чтобы обе стороны выиграли от сотрудничества? Как вы узнаете, что ваши цели согласованы?

✓ Чего вы хотите добиться во время вашей встречи с предполагаемым партнером? Как вы узнаете, что выполнили поставленную задачу? На какие сигналы вам следует ориентироваться, чтобы найти общий язык с человеком?

✓ Какие формы мотивации будут с этим человеком наиболее эффективными?

Задание 3

Познакомьтесь с системой мотивации персонала, разработанной заведующими отделами аудиторской и консалтинговой фирмы «Топ-Аудит» Ю. К. Балашовым, А. Г. Ковалем.

Каждый человек представляет собой сочетание некоторых из мотивационных типов в определенной пропорции.

Различают следующие «чистые» типы мотивации:

✓ люмпенизированный (избегательный класс);

✓ инструментальный (достижительный класс);

✓ профессиональный (достижительный класс);

✓ патриотический (достижительный класс);

✓ хозяйский (достижительный класс).

Обозначим каждый тип мотивации кодом (по первым двум буквам):

ЛЮ — люмпенизированный тип;

ИН — инструментальный тип;

ПР — профессиональный тип;

ПА — патриотический тип;

ХО — хозяйский тип.

Люмпенизированный тип. Относится к избегательному классу мотивации.

Характеристика:

✓ все равно, какую работу выполнять, нет предпочтений;

✓ согласен на низкую оплату труда при условии, чтобы другие не получали больше;

✓ низкая квалификация;

✓ не стремится повысить квалификацию, противодействует этому;

✓ низкая активность и выступление против активности других;

✓ низкая ответственность, стремление переложить ее на других;

✓ стремление к минимизации усилий.

Инструментальный тип. Относится к достижительному классу мотивации.

Характеристика:

✓ интересует цена труда, а не его содержание (то есть труд является инструментом для удовлетворения других потребностей, отсюда и название этого типа мотивации);

✓ важна обоснованность цены, не желает «подачек»;

✓ важна способность обеспечить свою жизнь самостоятельно.

Профессиональный тип. Относится к достижительному классу мотивации.

Характеристика:

✓ интересует содержание работы;

✓ не согласен на неинтересные для него работы сколько бы за них ни платили;

✓ интересуют трудные задания — дают возможность самовыражения;

✓ считает важной свободу в оперативных действиях;

✓ важно профессиональное признание, как лучшего в профессии.

Патриотический тип. Относится к достижительному классу мотивации.

Характеристика:

✓ необходима идея, которая будет им двигать;

✓ важно общественное признание участия в успехе;

✓ главная награда — всеобщее признание незаменимости в фирме.

Хозяйский тип. Относится к достижительному классу мотивации.

Характеристика:

✓ добровольно принимает на себя ответственность;

✓ характеризуется обостренным требованием свободы действий;

✓ не терпит контроля.

Теперь приведем некоторую классификацию форм стимулирования.

✓ Негативная — неудовольствие, наказания, угроза потери работы.

✓ Денежная — заработная плата, включая все виды премий и надбавок.

✓ Натуральная — покупка или аренда жилья, предоставление автомобиля и др.

✓ Моральная — грамоты, почетные знаки, представление к наградам, доска почета и пр. Моральные формы наиболее многочисленны. Известен научный труд, в котором исследовано свыше 20 тысяч моральных стимулов, применявшихся в угольной промышленности. В настоящее время формы морального стимулирования в России практически не используются под надуманным предлогом формирования рыночных отношений, хотя на Западе их очень активно применяют.

✓ Патернализм (забота о работнике) — дополнительное социальное и медицинское страхование, создание условий для отдыха и пр.

✓ Организационная — условия работы, ее содержание и организация.

✓ Привлечение к совладению и участию в управлении.

Итак, на человека, который описывается некоторым мотивационным профилем, с целью изменить его поведение в организации оказывается воздействие в форме некоторого стимула. Получив стимул, человек реагирует на него в соответствии со своим мотивационным профилем. Эта реакция может быть:

✓ положительной, и человек изменяет свое поведение так, как это задумывалось;

✓ нейтральной;

✓ отрицательной, когда нежелательное поведение только усиливается.