Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все - Дэйв Креншоу

– коллега, зашедший на минутку;

– вызов куда-либо или добровольный выход из-за стола;

– получение нового электронного письма;

– переключение на другое задание в компьютере;

– телефонный звонок.

– Некоторые из этих переключений инициируете вы сами. Назовем их активными переключениями. В это время вы решаете переключиться между задачами, чтобы позвонить кому-то, встать из-за стола, поговорить с кем-то или проверить электронную почту. Каждый раз, когда переключение совершаете именно вы, – это активное переключение.

Все остальные переключения можно считать пассивными. Их инициирует кто-то (или что-то) со стороны. Примеры пассивного переключения – это автоматическое уведомление о приходе электронной почты, звонок мобильного телефона или чей-то визит в ваш кабинет без предварительной договоренности.

Хелен вздохнула и покачала головой.

– Как по мне, готова биться об заклад, что пассивные прерывания хуже всего.

– Возможно, – добавил Фил. – Как правило, чем больше у сотрудника служебных обязанностей, чем больше он ответственен перед руководством, тем больше подвергается пассивным прерываниям. Поэтому ваш случай меня совсем не удивляет.

Хелен показала рукой на дверь.

– Но как же сделать так, чтобы люди не досаждали мне с утра до вечера. Никак! Без моего участия все начнет разваливаться.

Фил поднял вверх ладони, показывая, что Хелен нужно успокоиться.

– Мы перейдем к решению этой проблемы чуть позже. Сначала давайте рассмотрим последовательность всех этих пассивных и активных переключений. Представьте, что на протяжении этого часа, который мы с вами обсуждаем, вы просматриваете финансовые документы компании. – Фил указал на первую строчку рядом со словом «посетитель». – Первое переключение происходит, когда на десятой минуте этого часа кто-то заходит в ваш кабинет и прерывает просмотр. Когда мы обсуждали пример прерванного электронного письма, вы оценили, что в среднем теряете на этом пять минут. – Фил вписал в рисунок слова «5 минут», а затем продолжил:

– После того как вы вернулись к просмотру своих финансовых документов, следующее прерывание происходит, когда сигналит ваша программа электронной почты, сообщая вам, что получено новое письмо.

Он указал на строчку «Электронная почта».

– Какова, по-вашему, средняя стоимость переключения на проверку электронной почты?

Хелен задумчиво постучала по столу ручкой.

– Я бы сказала, что в этом случае не так уж все плохо. Чаще всего я просто наскоро просматриваю новые сообщения, а внимательно прочитываю их позднее, – она замолчала, а потом виновато улыбнулась. – Если только они не очень важные. В этом случае я отвечаю на такие письма сразу же. Думаю, в среднем, пожалуй, еще пять минут.

Фил написал «5 минут» под строчкой «Электронная почта».

– Потом звонит телефон, заставляя вас переключаться снова, – сказал он, указывая на строчку «Телефонный звонок». – Видите, теперь у нас уже начинается накладка? У нас есть три задачи одновременно: просмотр финансовых документов, ответ на электронную почту и разговор с человеком, который только что позвонил. Какова ваша средняя стоимость переключения на входящий звонок?

– Ну, если это мой мобильный телефон, то звонят, скорее всего, родственники. В таком случае это наверняка что-то срочное, обычно очередные проблемы в школе у одного из моих сыновей, – пробормотала Хелен. – Если же это мой рабочий телефон, секретарь просто спросит меня, буду ли я говорить. Безусловно, я могу сказать ей, чтобы мне перезвонили позже.

– Оттягивание неизбежного, – вставил Фил.

– Ну да, неизбежного, – согласилась Хелен неохотно. – Чаще всего мне приходится отвечать на телефонные звонки, не имеющие отношения к задаче, над которой я работаю в данный момент. Я бы сказала, что в среднем они отнимают у меня около семи минут.

– Что ж, пожалуй, хватит. Для стоимости каждого из оставшихся переключений я просто добавлю по пять минут. Верно?

– Конечно, – кивнула Хелен.

– Это подводит нас к общей стоимости переключения в тридцать две минуты. – Фил подписал еще несколько пунктов внизу. – Давайте теперь посмотрим, что у нас получилось.

Он сделал небольшую паузу, чтобы дать Хелен проникнуться полученным результатом, а потом тихо произнес:

– Ответьте, Хелен, что вы здесь видите?

Хелен с отвращением покачала головой.

– Я вижу здесь черт знает что! Как вообще можно сделать хоть что-то полезное за этот час?

– Продолжайте, – тихо сказал Фил.

– Если я суммирую все свободные минуты этого часа, то в общем смогу сфокусироваться на своих финансовых документах не более, чем на тридцать минут! – Хелен поерзала в своем кресле. – А помимо всего прочего, наиболее долгий период времени, когда я не буду отвлекаться или переключаться между задачами, – это десять минут в самом начале часа. После этого у меня будет возможность действительно работать только по пять минут каждый раз!

Мое неверие в многозадачность сильнее, чем у любого знакомого мне человека. Я считаю, что это абсолютное разрушение проекта.

Фил кивнул.

– Вы начинаете видеть общую картину. В этом, Хелен, вас поддерживают результаты научных исследований. Они показывают, что в среднем каждый человек тратит примерно 28 процентов своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. И главная причина этого, пожалуй, в многозадачности (или переключении между задачами).

Задумайтесь над тем, сколько вы платите своим сотрудникам. Задумайтесь над вашими расходами по зарплатной ведомости. Если ваши сотрудники работают так, как показывают результаты исследований, то 28 процентов денег из этой зарплатной ведомости просто выбрасываются на ветер.

2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. 650 миллиардов долларов – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление.

– А как насчет меня? Этот рисунок говорит мне, что я зря теряю около 50 процентов своего рабочего времени! – воскликнула Хелен.

– Правильно, – согласился Фил, – и это потому, что вы – генеральный директор и глава компании. Запомните такое правило: чем больше у вас ответственности, чем больше шляп вы носите, тем больше вероятность, что вы станете неэффективной. Это закон переключения между задачами.