Microsoft Access 2007 - Александр Днепров

Макет таблицы внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам. На рис. 7.2 изображен табличный макет отчета.

Рис. 7.2. Пример табличного макета отчета

Отчет в виде таблицы удобен в тех случаях, когда он состоит из небольшого количества полей, которые можно отобразить в виде простого списка.

Макет в столбик позволяет создавать отчеты, содержащие слишком большое количество полей, которые не помещаются в ширину отчета. В этом макете подписи размещаются слева от полей, а сами поля располагаются друг за другом в столбик.

Чтобы выбрать нужный вариант представления отчета, необходимо на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления нажать кнопку Табличный или В столбик , после чего отчет будет преобразован в соответствии с выбранным представлением данных в отчете.

Создание отчета с использованием мастера

Мастер отчетов – это средство, позволяющее легко создавать отчет в соответствии с требованиями пользователя. Созданный с помощью мастера отчет может содержать записи как из нескольких связанных между собой таблиц, так и из созданных ранее запросов. Кроме того, все данные можно сгруппировать и отсортировать.

С помощью мастера отчет создается в несколько этапов.

Сначала необходимо запустить мастер отчетов, а затем следовать его указаниям.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты нужно нажать кнопку Мастер отчетов . Затем появится окно Создание отчетов .

2. В раскрывающемся списке источника записей необходимо выбрать необходимую таблицу или запрос. В данном случае выберите таблицу Товары (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Окно Создание отчетов

3. Каждому выбранному запросу или таблице соответствует список доступных полей, из которого требуется выбрать те поля, которые должны быть отображены в отчете. Чтобы нужное поле вошло в отчет, его нужно выделить, а затем нажать кнопку

• Если в отчете должны присутствовать все доступные поля, удобней использовать кнопку

• Когда отчет должен содержать поля из нескольких таблиц или запросов, в списке Таблицы и запросы необходимо выделить нужную таблицу или запрос и продолжить выбор полей.

4. Выберите все поля, содержащиеся в таблице Товары , и нажмите кнопку Далее .

5. На следующем этапе необходимо выбрать поля, которые требуется сгруппировать. Выбор полей для группировки данных осуществляется двойным щелчком кнопки мыши на именах необходимых полей. Добавьте один уровень группировки для поля Наименование ....

Внимание!

Возможность группировки данных удобна в том случае, когда информация должна быть представлена в определенном порядке и распределена по группам. При необходимости в процессе создания отчета пользователь может выбрать несколько уровней группировки данных, максимальное количество которых ограничено четырьмя, причем первое группируемое поле будет наиболее важным уровнем, а остальные будут следовать за ним в порядке выбора.

6. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка , а затем в появившемся окне выбрать интервалы группировки, как показано на рис. 7.4.

Рис. 7.4. Задание интервалов группировки для выбранного поля

...

Внимание!

Интервал группировки определяет вид группировки, который в первую очередь зависит от типа поля. Текстовое поле может быть сгруппировано по одной-пяти первым буквам либо по всему полю. Числовое поле группируется по значению.

7. Следующая страница мастера отчетов позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого необходимо выбрать поле и указать требуемый вид сортировки. Сортировка записей может быть осуществлена как по возрастанию, так и по убыванию и включать до четырех полей. В качестве примера выберите поле Цена и установите порядок сортировки по убыванию, как показано на рис 7.5.

Рис. 7.5. Выбор порядка сортировки данных в отчете

8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итоги в окне выбора порядка сортировки.

9. В появившемся окне Итоги будут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях. Мастер отчетов предоставляет возможность вычисления суммы, определения среднего, максимального и минимального значений. Кроме того, при вычислении сумм возможно определение процентов от суммарного значения. В данном случае для подведения итогов доступно только одно поле Цена . Найдите для него итоговое значение суммы, для этого отметьте функцию Sum , как показано на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Окно Итоги

10. В этом же окне можно выбрать вид представления итогов в отчете. Для этого в группе Показать необходимо установить флажок напротив одного из вариантов:

• Только итоги – в этом случае будут представлены только вычисленные значения;

• Данные и итоги – отображение итоговых значений с подробными сведениями.

Чтобы получить более полную информацию в отчете, установите флажок Данные и итоги .

После того как все требуемые параметры в окне Итоги заданы, следует нажать кнопку OК .

11. На следующей странице мастера вам потребуется выбрать вид макета отчета. Существует несколько видов макетов для отображения данных отчета – Ступенчатый , Блок и Структура . Установите переключатель в нужное положение, например Ступенчатый .

12. После определения наиболее подходящего вида макета на этой же странице мастера необходимо указать параметры страницы. Установите переключатель в положение книжная (устанавливает вертикальную ориентацию страницы) или альбомная (устанавливает горизонтальную ориентацию страницы). Поскольку данный отчет содержит небольшое количество полей, то есть имеет небольшую ширину, выберите книжную ориентацию страниц и нажмите кнопку Далее .

13. Затем мастер отчетов попросит указать требуемый стиль. Чтобы выбрать нужный стиль, достаточно щелкнуть на нем кнопкой мыши; для наглядности в правой части окна будет отображен эскиз отчета, соответствующий выбранному стилю.

14. В завершение создания отчета необходимо выбрать заголовок, который будет отображен в начале отчета и вместе с тем станет названием документа при сохранении созданного отчета. Назовите отчет так же, как и таблицу, на основе которой он составлен, – Товары .

15. Перед сохранением отчета его можно просмотреть в режиме просмотра отчета, который дает представление о том, как будет выглядеть готовый отчет на бумаге. Для этого нужно установить переключатель в положение Просмотреть отчет , после чего можно нажать кнопку Готово .

Экспорт отчетов Access

Приложение Access 2007 предоставляет широкие возможности в области преобразования отчетов. При создании отчета может возникнуть необходимость использования отчета в другом формате данных, в таком случае пользователь может экспортировать отчет из формата Access в другой, наиболее приемлемый формат. Приложение поддерживает целый ряд форматов для экспорта отчетов, к ним относятся:

• RTF-файл для Word;

• текстовый файл;

• база данных Access;

• файл в формате XML;

• средство просмотра снимков;

• документ HTML.

Однако следует учитывать, что преобразование отчетов из формата Access 2007 в формат Excel 2007 невозможно, как и в файл Excel запрещено экспортировать модули и макросы.

Экспорт отчета в документ Word

При необходимости созданный в Access 2007 отчет можно преобразовать в документ Word 2007. Данный процесс легко осуществляется с помощью мастера экспорта. Мастер экспорта создаст копию данных выбранного отчета и преобразует их в формат RTF, пытаясь как можно точнее сохранить соответствие данных в исходном отчете с их представлением в документе Word 2007. Перед экспортом отчета рекомендуется просмотреть все данные еще раз, чтобы исключить возможность содержания в нем ошибок, которые при переносе будут заменены значением Null. Если экспорт осуществляется в уже существующий документ Word, то перед выполнением данной операции его необходимо закрыть.