Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

• Если вы находитесь в списке рассылки и не хотите просматривать что-то сегодня, укажите свое имя в списке еще раз, но чуть ниже; рассылка вернется к вам снова, когда вы будете менее загружены.

• По крайней мере, проверяйте журналы хотя бы один раз, может быть, стоит вырвать одну или две статьи и выбросить остальные.

• Подумайте, действительно ли то огромное количество документов, «которые могут быть полезны», когда-либо вам пригодятся. Подшейте их в папку или выбросьте.

• Все эти виды размышлений и действий помогают, но большинство людей консервативны и не хотят выбрасывать что-либо. Если только вы не такой(-ая), тогда прямо сейчас на вашем столе и вокруг вас лежит много документов, которые так и просятся в мусорное ведро. Осмотритесь и выбросьте что-нибудь. Поставьте себе цель: полная мусорная корзина в конце рабочего дня. Представьте, что у нее внутри есть индикатор, показывающий, насколько она заполнена. И шкала эта будет показывать не объем, а количество сэкономленных минут.

Резюме

• Работа с бумагами (в том числе с электронными документами) потенциально является огромной тратой времени. Держите ее под контролем.

• Регулярно просматривайте и систематизируйте то, что вам приносят.

• Тщательно подумайте о том, что вы делаете, чтобы не тратить время других.

• Вернитесь к принципам организации работы с документами и убедитесь, что все максимально кратко и ясно.

08

Работа с людьми

В деловом мире вы встретите разных людей. С некоторыми вы будете ладить, с некоторыми – нет; некоторые помогут вам, дадут знания или научат чему-нибудь; некоторые приведут вас в бешенство; с некоторыми вы будете работать, чтобы воплотить в жизнь то, что иначе не воплотилось бы. Независимо от того, мужчина это или женщина, молодой или пожилой сотрудник, выше или ниже должностью, – все эти люди будут тратить ваше время. Некоторые будут делать это намеренно, другие – невольно, но этого не избежать.

Более того, поскольку взаимодействие людей в бизнесе жизненно важно, его невозможно избежать, и вы должны работать с людьми таким образом, чтобы предвидеть и сводить к минимуму разрушительный эффект, который они могут оказать на ваше время. Здесь мы рассмотрим ряд тем, самих по себе полезных, в качестве примеров методов, которые могут вам помочь. Некоторые из них лучше всего подойдут, если вы руководите людьми, другие применяются повсеместно; все они сэкономят ваше время.

Давайте сначала рассмотрим общие человеческие проблемы. Наша цель – дать представление о целом ряде «человеческих проблем», которые могут повлиять на распределение времени как положительно, так и отрицательно, и которые часто это и делают.

Социализирующая организация

Организация – это клуб. Коллеги – это знакомые или друзья, и работа может доставлять удовольствие (возможно, не всегда, но это сопутствующая цель), и это создает проблемы, потому что, например, фраза «доброе утро» превращается в болтовню и половина этого утра пропадает. И тут можно найти удивительную информацию в журнале времени.

Я не говорю, что нужно запретить все социальные контакты. Я люблю болтать так же, как и все; болтовня способствует развитию отношений, и без нее работа была бы не только более скучной, но и менее продуктивной. Существует тонкая грань между светской беседой и деловым разговором, и, если мы исключим все беседы, которые мы не можем однозначно назвать деловыми, мы многое потеряем. С другой стороны, во всем нужна мера, мы должны сокращать излишки и быть осторожными в определенные моменты, – иначе время точно будет потрачено впустую. Например:

• с утра, когда приветствия легко перетекают в углубленный анализ еды, свидания, телевидения или фильма, спортивного события или катастрофы, что произошла вчера;

• во время перерывов, когда люди собираются вокруг кофейных автоматов;

• в обед, когда даже простое обсуждение, когда идти, с кем и куда, принимает колоссальные масштабы;

• в конце дня, когда все устают, и общение – долгожданный повод, чтобы закончить работу пораньше.

Примечание. Я понимаю, что рискую повториться, но электронное общение тоже нужно учитывать. Бывают моменты, когда электронное письмо или публикация в Facebook или Twitter может быть важной или экономить время, но, честно говоря, таких случаев очень мало. Подумайте об этом и начните формировать хорошие привычки прямо сейчас.

Есть и места, где вы можете быть вовлечены в долгие разговоры. В некоторых компаниях приемная действует как своего рода площадь, люди приходят и уходят в разных направлениях, используя встречу друг с другом как предлог для разговора.

Поскольку все люди работают по-разному, время, когда вы свободны для разговоров, может не подходить вашим коллегам и наоборот. Должно быть взаимное уважение ко времени и продуктивности людей в офисе, и каждый может сыграть свою роль в создании таких правил. Например, ранее мы говорили о том, что спонтанный перерыв положительно влияет на уровень концентрации. Однако не используйте его, чтобы отвлекать других людей. Вы напрасно потратите их время, но и этот двухминутный разговор может очень легко растянуться на полчаса, две чашки кофе, и даже если этот разговор будет полезным, он серьезно нарушит как ваше расписание, так и расписание вашего собеседника. Так что учтите это и будьте осторожны – нет необходимости быть сдержанным или отсеивать полезные разговоры, но помните, что болтовня является основным фактором, снижающим продуктивность, и действуйте соответственно.

Неофициальный контакт

Вам нужно видеться и разговаривать с людьми. Но, как и многое другое, вы должны спланировать, когда и как вы будете это делать, и время тоже нужно учитывать. Как вы можете достичь этого? Для этого существует техника, которая называется «разгуливай и управляй». В этой технике делается упор на необходимость того, чтобы руководство, особенно старшее, поддерживало связь на прямом и личном уровне с другими отделами и людьми, с которыми оно работает. Какими бы хорошими ни были системы управленческого контроля в организации, ничто не заменит личного наблюдения за ситуацией, существующими проблемами и возможностями.

Руководство может очень часто становиться отчужденным и закрытым до такой степени, что у него нет подлинного представления о том, как работают другие части организации. Так что это не только хороший совет, но и реальная помощь в общении, которая может сэкономить время. В наиболее впечатляющих случаях одна такая «прогулка» может свести на нет необходимость проведения нескольких встреч и доклада, поскольку то, что вы лично увидите и услышите, поможет вам быстрее принять решение. Поддержка связей существенно влияет на вашу способность работать, поэтому баланс времени – потраченного и сэкономленного – вероятно, принесет плоды. Это особенно важно, если вы сможете найти способ создать возможности,