Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации - Артем Сазыкин

§ 1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.1. Приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем предприятия или по его поручению заместителем руководителя.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагается на руководителей кадровой службы.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем кадровой службы и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя (если такой в организации присутствует) в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Нумерация приказов на протяжении всего календарного года происходит в установленном порядке (порядковая нумерация), исключением являются приказы по личному составу и распоряжения, которые нумеруются отдельно.

Копии приказов и распоряжений должны быть заверены печатью и отправлены указанным в рассылке адресатам. Указатель рассылки составляет и подписывает исполнитель, которому также предоставляется копия приказа или распоряжения.

Если в организации имеется свой фирменный бланк, то приказ (распоряжение) печатают на бланке установленной формы.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа – приказ;

3) дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом;

4) дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например 16 июня 2005 г.; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например № 23.

Заголовок в приказе должен быть кратким и в точной степени отражать содержание текста.

В конце заголовка точка никогда не ставится.

Например: о командировании работников в ...

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок к документу должен быть выровнен по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть обычно начинается со слов «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Она содержит факты и события, которые являются основанием для издания приказа. Однако приказ может быть издан и на основании иного документа. В таком случае в констатирующей части должно указываться наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Проекты приказов заканчиваются преамбулой, в которой содержится завершающее слово «приказываю». Оно печатается вразрядку.

В распорядительной части перечисляются предписываемые действия. Указывается определенный исполнитель каждого действия, а также устанавливаются сроки исполнения. Если характер перечисляемых действий является однородным, то такие действия будут содержаться в одном пункте. Исполнителями действий могут выступать как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица.

Распорядительная часть содержит пункты и подпункты, нумерация которых осуществляется арабскими цифрами. В последнем пункте могут быть указаны сведения об исполнителе, осуществляющем контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять или же дополнять изданный ранее документ или какие-то его положения. В таком случае в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ или соответствующий пункт документа. Также в ссылке должна указываться дата принятия отменяемого документа (пункта документа), его номер и заголовок. Соответственно пункт начинается со слов: «Признать утратившим силу…»

Визы должны содержать следующее:

1) должности визирующих;

2) личные подписи;

3) расшифровку подписей;

4) дату.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем организации. В случаях, когда руководитель отсутствует, приказ подписывает его заместитель.

Руководитель структурного подразделения, подготовившего проект, подписывает приложения к приказу. При этом подпись ставится на последнем листе приложения с обратной стороны.

1.2. Правила и инструкции, протоколы

Правила – это устанавливаемые нормы и требования, которые обязательны для выполнения.

В свою очередь инструкция представляет собой порядок осуществления какой-либо деятельности с применением положений законодательных и нормативных актов.

Правила и инструкции должны применяться самостоятельно. Данные документы в обязательном порядке подписываются руководителем, их утверждение осуществляется в форме грифа утверждения либо изданием распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций принимает непосредственно руководитель предприятия учреждения, организации.

Подготовка проекта правил и инструкции происходит в общем порядке подготовки документации. Текст проекта (правил, инструкции) должен быть изложен в третьем лице единственного или множественного числа и напечатан на общем бланке. В тексте используются слова следующего содержания: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения

работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).

Раздел «Общие положения» является констатирующей частью правил и инструкций, где указываются: назначение нормативного акта, его сфера действия, а также ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст документов (правил, инструкции) обязательно должен иметь название, а также делиться на главы, пункты, подпункты. По общему правилу главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.

Составление протоколов относится также к работе кадровой службы. Во время совещания, каких-либо выступлений, докладов, проектов на основании воспроизведенного, ведется запись, а затем составляется протокол. Сбором материалов и подготовкой текста для протокола занимаются секретари и иные сотрудники подразделений, которые готовят вопросы к обсуждению. По истечении 3 – 5 дней со дня обсуждения должен быть подготовлен текст протокола.

Проекты определенных пунктов протокола визируются подразделением, которое несет ответственность за подготовку, а подлинники вместе с выпиской из протокола о принятых решениях направляются в дело для подшивки в подразделение по исполнению.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили).

В тексте протокола указывается основное содержание доклада либо выступления, а в случае если к протоколу текст доклада прилагается, то в протоколе делается сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью.

При необходимости могут быть подведены итоги голосования.

Во время обсуждения высказывается особое мнение, которое может быть записано в текст протокола после соответствующего постановления (решения).

Также существует форма протокола, в которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

По окончании заседания протокол подписывается председательствующим и секретарем.

По каждой отдельной группе протоколов происходит их нумерация. Порядковые номера присваиваются протоколам на протяжении всего календарного года.