Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстен

Используя этот метод, Франсина добилась того, что был отменен испытательный срок. Хотя она сначала была шокирована моим советом не начинать день с проверки электронной почты, я уговорила ее сделать этот процесс приятным ритуалом. Она приходила в 9 часов утра, все материалы для чтения были собраны на специальном столе. Франсина посвящала первый час чтению журналов по торговле и освоению новых рыночных стратегий.

Больше всего она боялась, что ее руководителю, часто вечером посылающему сообщения по электронной почте, может понадобиться, чтобы Франсина сделала что-то прямо с утра. По моему совету она подошла к руководителю и объяснила ему наш план, рассказав, что собирается делать в первый час… и если ему что-то понадобится раньше десяти часов утра, он может, в конце концов, просто постучать. Поскольку ее руководитель был именно тем человеком, который назначил ей испытательный срок, он полностью ее поддержал.

Первый утренний час стал для Франсины любимым временем дня. То, что она делала важные дела так рано, восстановило ее уверенность в себе и поддерживало весь оставшийся день. Кроме того, она приобрела физический опыт полной концентрации, который могла использовать потом в течение дня, если это было необходимо. Победа над одним только первым часом помогла ей понять, что возможно и полезно организовывать для себя спокойное время. Благодаря этому она установила контроль и над оставшейся частью рабочего дня.

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Электронная почта не монстр, а просто немного опасна.

Она оказывает, как минимум, два положительных воздействия на эффективность нашего труда: во-первых, ее можно использовать круглосуточно и вам не придется координировать свое расписание, чтобы пообщаться с кем-то; во-вторых, корреспонденция записывается автоматически. Практический результат? Электронная почта может как сэкономить, так и украсть у вас время. Это зависит от того, как вы ею управляете. Установите для себя правила и попробуйте повлиять на вашу компанию или руководителя, чтобы они следовали им.

В проекте Pew Internet and American Life, где участвовало 2447 взрослых людей, было выяснено, что существуют два типа пользователей электронной почты: обычные и энергичные. Обычные пользователи получают около двадцати сообщений в день и посылают около пяти. Энергичные же получают по меньшей мере около пятидесяти сообщений в день, а посылают не меньше двадцати. К какому типу относитесь вы?

Самое интересное в этом исследовании: независимо от типа пользователя общее время, затраченное на работу с электронной почтой, колеблется от тридцати до девяноста минут. Это совсем не плохо. Вопрос в том, почему кажется, что потрачено гораздо больше времени? Как происходит, что у вас создается впечатление, будто вы провели не меньше половины рабочего дня, занимаясь почтой? По всей видимости, вы проверяете ее целый день, по несколько раз в час, прерывая свою сосредоточенность, чтобы просто посмотреть, что там есть. Открывать и закрывать электронную почту, чтобы сохранить сообщения как новые, — плохая привычка.

Даже если вы будете избегать пользования электронной почтой в первый час работы, это уже поможет вам сохранить рабочее время. Давайте рассмотрим другие способы ослабления хватки электронной почты.

• Установите в электронной почте будильник. Каждый день проверяйте сообщения в строго определенное время — в 10 часов, в 14 часов и в 17 часов. Если сообщение очень срочное, вам могут позвонить. 90 процентов сообщений могут подождать.

• Занимайтесь работой с сообщениями только в отведенное время. Немедленно отвечайте на сообщение, если на это требуется две минуты или менее. Для сообщений, которые требуют размышлений или поисков перед ответом, запланируйте специальное время позже, чтобы вникнуть в дело и потом дать ответ.

• Запишите то, что вам требуется, в теме сообщения. Во многих случаях вы можете записать все, что вам необходимо, в графе «Тема», оставив основную часть письма приятно пустой, — «Пожалуйста, обратите внимание. Собрание коллектива в пятницу в 11 часов», «Бизнес-ланч назначен на 13:30». Точно так же, если вам требуется срочный ответ, сделайте пометку «срочно» в теме письма. Остальных сотрудников попросите делать то же самое.

Совет менеджера

Создайте протокол для пользования электронной почтой, чтобы все сотрудники получали одинаковую информацию и экономили свое время. Воспользуйтесь любыми советами из перечисленных выше, вашим опытом, чтобы увеличить производительность труда путем повышения эффективности пользования электронной почтой.

• В начале длинных сообщений сразу ставьте адресата в известность, что вам нужно от него (или от нее). Небольшое замечание, вроде «Пожалуйста, просмотрите и дайте совет» или «Не могли бы вы проверить цифры, указанные ниже?», сэкономят время, позволяя сосредоточиться на главном.

• Освещайте в одном сообщении один или два вопроса. Длинные сообщения, требующие долгого чтения, мешают концентрации внимания на экране монитора. Гораздо эффективнее написать отдельное сообщение по каждому вопросу, чем письмо из двенадцати страниц, в котором вы пытаетесь решить не менее десятка сложных дел.

«Да, но… я получаю более 100 электронных сообщений в день»

Работа некоторых людей предполагает получение большого количества электронных сообщений.

Решение. Воспользуйтесь одним или несколькими предложениями, чтобы эффективно справляться с вашей работой.

1. Поставьте фильтры на свой почтовый ящик, чтобы они выполняли предварительную сортировку отправителей, а вы могли просматривать сообщения, разделив их по приоритетам. Можно работать над разными категориями писем в разное время.

2. Попросите коллегу или помощника читать и обобщать все сообщения, которые вы получаете, выделяя те из них, которые требуют вашего внимания.

3. Зафиксируйте, сколько времени вы тратите на работу с электронной почтой, и планируйте свой рабочий день, учитывая эти данные.

4. Работайте с электронной почтой, используя исключение, отсрочку, передачу, сокращение.

• Создайте шаблоны ответов на регулярно повторяющиеся просьбы. Это избавит вас от утомительного переписывания одного и того же сообщения еще и еще раз — «Спасибо, что обратились к нам по поводу найма на работу. В настоящее время мы не нуждаемся в кадрах, но ваше резюме будет сохранено в архиве. С вами обязательно свяжутся, если ситуация изменится».

• Ограничьте объем информации «для вашего сведения». Она загромождает почтовый ящик электронной почты, сбивая с толку адресата и заставляя его попусту тратить время. Никогда не посылайте информацию «для вашего сведения», не сообщив адресату в начале сообщения, почему вы думаете, что она будет для него интересна, и что вы хотите, чтобы он с ней сделал. «Для вашего сведения» можно использовать в политических целях, например, дать знать коллеге или руководителю, что рассматриваемый вопрос очень запутан, чтобы они были наготове… на всякий случай.

Было бы большой ошибкой заменять человеческое общение электронной почтой. Некоторых людей очень раздражает, когда сослуживец, сидящий на расстоянии двух метров, посылает сообщение по электронной почте, вместо того чтобы просто поговорить. Не забывайте о теплом личном контакте при телефонном разговоре, когда имеет значение каждая интонация вашего голоса, или о личной встрече, устанавливающей более прочные связи. Общайтесь устно, когда вам необходимо развернуть работу над проектом, а может быть, применить «мозговой штурм», работая в группе. Еще одно общее правило: пользуйтесь электронной почтой, чтобы передать точечную информацию; обсуждение творческой, затяжной работы в ритме тире должно быть сделано вами лично.

Совет специалиста

Ли Харрис, ведущий радиопрограммы и президент компании HarrisMedia (компания занимается созданием веб-страниц и видеопроизводством), — профессионал, находящийся в постоянном поиске идей для своего бизнеса. Он активно пользуется электронной почтой с помощью беспроводного электронного устройства во время вынужденного бездействия, ожидая самолет, поезд или клиентов. Но он не заядлый приверженец электронной почты и всегда готов выключить устройство, когда требуется пара спокойных часов для размышления и творческой работы. Чем он это объясняет? Электронная почта — для повседневной, обычной корреспонденции, а не для срочной, считает Ли. Если возникает что-то действительно срочное, лучше позвонить по телефону. Согласны ли вы с таким подходом?

ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ МНОГОЗАДАЧНОСТИ