Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - Джулия Моргенстерн

• Удаленный или расположенный в центре дома? Если шум и активность нарушают вашу концентрацию, выберите самое тихое, самое уединенное место в доме — подвал или, возможно, комнату для гостей наверху. Но если вы можете не обращать внимания на такие помехи или они вам нравятся, потому что стимулируют и дают чувство связи, выбирайте более доступное место.

• Будут ли у вас посетители? Если в ваш офис будут приходить служащие или клиенты, может быть, более уместно разместить его ближе к входной двери, чтобы остальная часть дома оставалась частной.

• Многофункциональный? Если пространство будет иметь двойное назначение (например, домашний офис днем, спальня, кухня, комната для гостей или общая комната — вечером), это повлияет на льготы по налогам.

• Партнеры или служащие? Если с вами будет работать больше одного человека, вам нужно место для себя и для каждого из ваших помощников.

• С окнами или без? Некоторые находят, что возможность смотреть в окно отвлекает их, а другим нужен дневной свет и пейзаж, чтобы не чувствовать себя изолированными и не испытывать клаустрофобии.

Выбор мебели

Многие домашние офисы втиснуты в небольшое пространство. Поэтому важно выбирать для них удобную и эргономичную мебель, особенно если вы работаете там полный день.

• Стол. Убедитесь, что он соответствует вашим потребностям. Вам может нравиться старый секретер, но практичен ли он на самом деле? Будьте осторожны с компьютерными столами, на которых часто совсем не остается места для размещения вещей и работы с документами. Минимальный размер рабочего стола — 150 см в ширину, 84 см в глубину. Это обеспечит достаточную рабочую поверхность.

• Кресло. Оно должно быть удобным, потому что вы будете часто в нем сидеть. Купите уже бывшее в употреблении, чтобы сэкономить и получить лучшее, что есть на рынке. Оставьте около метра свободного пространства между столом и любой мебелью позади кресла, чтобы было легко входить и выводить из-за стола.

• Картотечные шкафы для документов. Покупайте самые лучшие, которые можете себе позволить; постарайтесь найти самые широкие шкафы, чтобы не пораниться о шарниры, когда будете искать папки в их глубине. Дешевые шкафы быстро гнутся и ломаются, открывать ящики становится трудно и неудобно. Оставьте перед ними около метра свободного пространства, чтобы можно было легко открывать ящики. (Чтобы больше узнать о картотечных шкафах и системах хранения документов, см. Главу 6-ю.)

• Освещение. Независимо от того, естественное оно или электрическое, убедитесь, что света достаточно для того, чтобы не приходилось чрезмерно напрягать зрение. Превосходное решение для увеличения яркости в помещении, где нет прямого источника света, — галогенные лампы.

• Электропроводка. Пригласите электрика, чтобы он проверил вашу электропроводку. Убедитесь, что она может безопасно удовлетворить ваши потребности в электрооборудовании. Добавьте розеток, установите сетевой фильтр для защиты от скачков напряжения и смените схемы разводки, чтобы предотвратить перегрузку в сети.

Определяем рабочие зоны

Те, кто работают дома, обычно меняют много ролей: продажи, маркетинг, написание коммерческих предложений, обслуживание клиентов и т. д. Ваше пространство может быть оборудовано так, чтобы отразить эти разные роли, «подсказывая», о чем нужно позаботиться. Некоторые типичные зоны деятельности, связанные с ними материалы и модули хранения для домашних офисов могут быть следующими:

Обратите внимание, что многие предприниматели часто «жонглируют» несколькими видами деятельности в одном офисе. Это — часть их творческой натуры. Например, одна моя клиентка одновременно является юристом, а также руководителем и коммерческим директором джазового оркестра. Другой клиент — преподаватель иностранного языка, писатель и фотограф. Если из одного офиса вы ведете несколько видов деятельности или направлений бизнеса, я предлагаю разделить его пространство на зоны, чтобы отразить каждое отдельное направление. Это поможет вам полностью концентрироваться на одной «карьере» в определенное время, даже если вы переключаетесь между ними несколько раз в день. Автономные зоны для каждого дела повысят вовлеченность в каждую область вашей жизни и уменьшат вероятность «пробуксовки» важных действий.

Если пространство используется с двойной целью, делить его на зоны особенно важно. Если границ нет, офис растянется во всех возможных направлениях и станет неудобным и неупорядоченным. Такие нечеткие границы создадут проблемы и для вас, и для членов вашей семьи. Ниже описаны некоторые способы создания границ между работой и домом:

• Ставьте экраны.

• Используйте книжный шкаф, картотечный шкаф или стол как разделитель пространства.

• Встройте офис в шкаф, который можно закрыть в конце рабочего дня.

• Установите четкие рабочие часы и сообщите о них членам семьи.

• Информируйте клиентов (и друзей) о том, когда вы доступны.

• Каждый день, приступая к работе, надевайте специальную одежду.

• Отведите для расходных материалов шкаф в другой комнате.

• Установите отдельную телефонную линию для звонков по работе.

Советы по перестановке мебели

• Положение стола. Разместите стол лицом к окну или к входной двери, в том месте, где вам удобнее всего и где вам нравится. Остальную мебель разместите вокруг этой зоны.

• Чтобы достичь максимальных возможностей хранения в минимальном пространстве, используйте мебель в форме U, L, J или треугольную. Поставьте рабочий стол, книжный шкаф, картотечный шкаф или компьютерный стол перпендикулярно к стене или даже пустите их «в свободное плавание» в помещении, превратив в разделители пространства. (Больше советов по этому поводу приведено в Главе 6-й.)

• Используйте книжные шкафы. В них можно хранить расходные материалы и даже папки. Кроме того, они могут служить разделителями помещения, если оно используется с двойной целью.

• Оставьте достаточно свободного пространства перед шкафами, чтобы можно было полностью открыть дверцы и добраться до содержимого.

Идеи для расширения пространства

• Чтобы увеличить рабочую поверхность, поместите монитор компьютера на движущуюся платформу, а системный блок — под стол.

• Храните расходные материалы в гардеробе или ближайшем шкафу за пределами рабочей зоны.

• Используйте пространство для хранения над столом, разместив там полки.

• Используйте вертикали, установив полки от пола до потолка. (Оставьте перед полками как минимум 60 см свободного пространства, чтобы проход оставался свободным.)

• Не ограничивайте себя, расставляя модули для хранения вдоль стен. Например, два книжных шкафа, поставленные «спиной к спине», создают дополнительное свободное место с обеих сторон и даже служат разделителями пространства: одна сторона для офисной библиотеки, другая — для домашней. Если в вашем домашнем офисе есть дверь, используйте ее обратную сторону, разместив на ней полки и/или крючки и настенные «карманы», чтобы получить дополнительное место для хранения.

• Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:

Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели, часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.

Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной

1. Сортировка

Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.