Ваше время в ваших руках - Лотар Зайверт

— Степень соучастия сотрудников в процессе делегирования отражает умение руководителя выполнять свои функции (руководство посредством делегирования).

— Помните: подчиненные позитивно оценивают ваш стиль, если вы много делегируете.

Практикуйте менеджмент посредством делегирования!

Используйте материалы главы «Принятие решений» для своих нужд. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Всегда и всюду снова и снова задавайте себе вопрос: «Как я могу наилучшим способом использовать свое время в настоящий момент?» Устанавливайте свой приоритет, даже если у вас всего лишь 10 мин.

Использование главы «Принятие решений» Страница Мысли, ассоциации, темы К какому времени проработать, применить Контроль

4. Реализация и организация: Как овладеть трудовым процессом и реализовать трудовую активность

Никогда нельзя быть занятым настолько, чтобы не оставалось времени для обдумывания

Вильям М. ДжефферсХод типичного рабочего дня

Почти каждый день возникает одна и та же проблема. Утром вам предстоит множество дел, может быть, даже упорядоченных в конкретном списке. Потом приходит первая почта, и вы вскоре вступаете в конфронтацию с различными проблемами, которые вам предстоит решить в личном контакте, по телефону или письменно. И так продолжается весь день.

Вечером вы, возможно, покидаете свое бюро с таким чувством, как будто вы опять сделали массу дел, однако толком не знаете, какого же результата (важного) вы достигли. Так проходят многие типичные рабочие дни. Возможно, вам удастся хорошо составить план (после нескольких безуспешных попыток) и вновь овладеть событиями дня, однако рано или поздно вы вновь попадете в прежнюю ситуацию со спешкой и перегрузками.

Так быть не должно. Опыт свидетельствует о том, что хотя и нельзя полностью исключить различные перерывы в работе и отвлечения, однако определенные виды «помех» можно предусмотреть. Вам удастся избежать целого ряда ненужных действий и «холостых ходов», если вы приведете в определенный порядок задачи дня и по-иному организуете свою работу.

Цель настоящей главы состоит в том, чтобы вооружить вас конкретными приемами, которые помогут вам лучше, т.е. более эффективно и более рационально с точки зрения расхода времени, организовать рабочий день в соответствии с вашими жизненными планами.

4.1. Организационные принципы распорядка дня

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу:

«Работа должна подчиняться мне, а не наоборот»

Следующие правила и принципы должны послужить для вас импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций. Некоторые из них, возможно, вызовут у вас улыбку. Однако они хорошо зарекомендовали себя в различных рабочих ситуациях.

Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их уже сейчас практиковать, просто испробовать или вообще отвергнуть. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль — самый лучший. 25 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Начало дня Основная часть дня Конец дня (1)—(8) (9)—(20) (21)—(25) Правила начала дня

(1) Начинать день с позитивным настроением

Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для ваших успехов или неудач.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

- Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

- Как этот день может приблизить меня к моим целям?

- Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т.п.)?

Продумайте также следующие моменты:

- С кем я сегодня встречусь?

- Кому бы я мог доставить радость, принести пользу?

- Какие трудности и проблемы может мне «уготовить» этот день? Как их преодолеть позитивным образом? По утрам находите всегда для себя пару минут, прежде чем вы займетесь «стандартной утренней программой».

(2) Хорошо позавтракать и без спешки — на работу

Не выспавшись, с неохотой, может быть, без нормального завтрака, как можно скорей на работу — подобный старт может очень легко испортить день! Позволяйте себе обильный завтрак (заряд энергии на целый день!) и отправляйтесь, по возможности без спешки, на работу. И не говорите, что у вас нет для этого времени. Это вопрос установления приоритетов (ранний подъем — ранний отход ко сну)!

(3) Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Человек — пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя «в кондиции» и приступать к работе в определенное время дня.

(4) Перепроверка плана дня

Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки. Сформулируйте реалистичный план на весь день!

(5) Вначале — ключевые задачи

Менеджеры, которым сопутствует успех, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел (задачи А), — во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня ваших коллег и подчиненных!

(6) Приступать без «раскачки»

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например на послеобеденное. Тем самым вы выигрываете время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

(7) Согласовывать план дня с секретарем

Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину

Томас Конеллан

Ваш секретарь является вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для вашей деятельности.

Ему вы должны посвятить первое время вашего рабочего дня, даже если это только пара минут. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня! Он должен «получить» это время, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит вас от всех ненужных помех.

(8) Утром заниматься сложными и важными делами

Когда вы выполните основную задачу дня (п. 5), переходите к следующей по важности задаче. Вскоре вы будете настолько заняты текущими делами и разного рода отвлечениями, что вы вряд ли сможете уделить Достаточно времени важнейшим вопросам.

Если вы начнете с самых сложных и важных задач и будете последовательно придерживаться этого, вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или начаты.

Правила, касающиеся хода дня

(9) Хорошая подготовка к работе

Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе (ПР) на производстве неоспоримы, там имеются даже специальные подготовительные цехи.

В коммерческом секторе с помощью хорошей ПР можно вскрыть дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на исполнение (см. 2.1). Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования!

(10) Влиять на фиксацию сроков

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

Это часто получается легче, чем вы думаете. Что касается регулярных встреч (например, ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание прежде всего на то, чтобы было выбрано удобное для вас время их проведения.

(11) Избегать действий, вызывающих обратную реакцию