Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак

• Демонстрируйте увлеченность и энтузиазм, это вдохновляет. Вы можете привлечь слушателей, если они поймут, что вы ведете их за собой.

История про Элла и Бетти завладела воображением сотрудников компании. Люди сразу поняли, в чем заключался план, почему они были нужны, кому необходима их работа, что отличает их от других и как они будут доносить эту стратегию до потребителей. Ключевой момент презентации не только в том, что сотрудники поняли стратегию, но и в том, что они могли рассказать ее. В результате 200 лидеров вернулись в офисы и поведали о стратегии своим командам – и история начала распространяться.

Это был определяющий момент для Grainger, и его влияние только растет. Harvard Business Review процитировало историю Элла и Бетти, и сотрудники компании продолжили их обсуждать{22}. Это помогает им фокусироваться на стратегии и делать то, что для них важно. Силуэты Элла и Бетти впоследствии использовались в презентациях, было записано музыкальное видео, а некоторые даже оставляли им место на собраниях.

Сейчас каждый спрашивает себя: «Чем бы это помогло Эллу?» и «Как это послужит Бетти?» Элл и Бетти убедили более 13 000 сотрудников компании в США задуматься над тем, как лучше взаимодействовать с покупателями. Стратегическое видение компании Grainger приковало к себе особое внимание, потому что оно было представлено в форме краткой истории. Пример Элла и Бетти показывает, как составление карт, рассказы, беседы и демонстрации могут стать мощными инструментами обеспечения краткости и эффективности.

Коротко говоря, компания W. W. Grainger нашла в себе смелость измениться, решив составить карту будущих перемен, рассказать, обсудить и показать свое пятилетнее видение в форме стратегического повествования, которым могут воспользоваться все ее сотрудники.

Часть третья

Решительность

Развиваем решительность, чтобы знать, когда и где быть краткими

Глава 11

Идем на компромисс

Если вас попросят объяснить одним словом, почему человечество не реализовало и никогда не реализует своего полного потенциала, знайте: это слово «переговоры».

Коротко говоря, проводите краткие совещания, устанавливая жесткий регламент и назначая координаторов, которые будут возвращать вас к обсуждаемой теме.

Разрушаем угрозы совещаний

Совещания – это пустая трата времени. Не верите – спросите любого CEO.

Согласно уже упомянутому нами исследованию What Do CEOs Do? («Чем занимаются CEO?»), проведенному экономистами из Гарвардской школы бизнеса и Лондонской школы экономики и политических наук, «руководители проводят большую часть времени (85 процентов), встречаясь с другими людьми. Совещания занимают 60 процентов рабочего времени, а оставшиеся 25 процентов приходятся на телефонные звонки, конференции и мероприятия»{23}.

В некоторых организациях сотрудников заставляют проводить на совещаниях целый день. Они вынуждены выполнять работу либо до, либо после этих утомительных «марафонов», а иногда приходится трудиться в выходные. Когда вы на совещании, вы не работаете. Вы просто заперты в конференц-зале, а результативность вашей деятельности снижается. Но как может краткость кардинально изменить ход бесполезных заседаний?

В этой главе мы рассмотрим способы, при помощи которых можно превратить совещание в нечто менее мучительное и более эффективное. Предлагаю вашему вниманию несколько простых задач, которые помогут решить проблему.

1. Время: сократите время, которое вы отводите на совещания. Слишком часто оно выбирается по привычке. (Зачем тратить час? Разве получаса недостаточно?)

2. Формат: измените стандартный ход заседания. Зачастую мы проводим собрания в неверном для основной цели формате. (Почему люди сидят, когда можно стоять? Какова повестка дня? Почему бы не пересесть за круглый стол или, наоборот, убрать его?)

3. Тираны: избавьтесь от тех, кто пытается всеми командовать. (Почему все время говорит один и тот же человек? Вам действительно нужен докладчик?)

Люди погружаются в рутину ненужных совещаний и тонут в трясине повседневных дел. Независимо от вида собрания краткость обязательно должна составлять его основу, заставляя людей начинать с сути и добиваться большего за меньшее время.

Угроза совещаниям № 1: время

На совещаниях время часто тратится впустую, потому что на них в деловом расписании людей отводится слишком много времени. Направьте свои усилия на то, что действительно имеет значение.

Если нужно обсудить вопрос за семь минут, не тратьте на него десять. Помните, как мама говорила: «Не клади на тарелку больше, чем сможешь съесть». И хотя лишние три минуты – вроде бы мелочь, привычка приведет к тому, что будут потеряны целые часы. Говорить дольше, чем нужно, – это все равно что выбрасывать драгоценные мгновения в мусор. Представьте, что часовое совещание сводится к 30 минутам. Что было бы, если бы все встречи начинались и заканчивались вовремя? Попробуйте провести собрание той продолжительности, которая отвечает вашим потребностям. Например, длительностью 21 или 14 минут.

Еще один враг эффективности – отсутствие предварительной подготовки и цели. Люди приходят на заседание неподготовленными или не понимая цели его проведения. Нужно принять решение или что-то обсудить? Приходится терять не менее 10 минут, пытаясь разобраться, почему вы здесь находитесь.

Чтобы этого не происходило, дайте людям возможность на каждом совещании в течение первых пяти минут спокойно подготовиться к выступлению. Объявите цель собрания и позвольте каждому разобраться, что он хочет сказать. Это поможет тем, кто пришел неподготовленным. Такой дополнительный период молчания может вначале показаться странным, но это задаст непреложный стандарт подготовки к четкому и ясному выступлению.

Угроза совещаниям № 2: формат

Творческий подход крайне редко применяется при планировании собраний. И при выработке повестки дня, и при выборе помещения организаторы зачастую поступают по принципу «мы всегда так делали». Но если вы хотите добиться большего, необходимо найти инновационные способы взаимодействия участников собрания.

Придумайте краткий и эффективный способ проведения совещания. Один из вариантов – слушать выступления стоя, чтобы подчеркнуть, что это ненадолго. Правда, такой метод исключает традиционный комфорт. Если все стоят, то создастся ощущение, что это короткий перерыв, а не бесконечное заседание. Таким образом у каждого появляется чувство важности цели. Так нужное решение созреет намного быстрее. Люди будут знать, как нужно действовать.