Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Способ взаимодействия программы и пользователя, то есть интерфейс, также важен и определяет возможности быстрой и удобной, а значит, и эффективной работы. В новой версии Microsoft Office существенно изменился интерфейс всех основных программ. В целом упрощен их вид и реализованы новые офисные технологии. В Microsoft Office 2007 входят следующие приложения: Word 2007, Excel 2007, Access 2007 и PowerPoint 2007. Новый интерфейс используется также в некоторых функциях приложения Outlook 2007: при составлении электронных сообщений, создании заданий или контактов, а также при назначении встреч.

Новый интерфейс приятно удивляет большей рабочей площадью. Нет большого количества вроде бы нужных значков, которые загромождают рабочее поле. Достигнуто это было следующим образом. Значки только отражали команды многочисленных меню. Разработчики пришли к выводу, что система меню достигла предела. При таком большом количестве команд, которое сейчас реализовано в офисных программах, в меню пользователь не всегда может найти нужную команду, особенно если пользуется ей нечасто.

Традиционные меню и панели инструментов заменены лентой. Это новаторский инструмент, в котором команды организованы в виде вкладок. Причем вкладки отображают команды, наиболее релевантные (то есть подходящие к случаю) для каждой из задач в Office Word 2007, Office PowerPoint 2007, Office Excel 2007 или Office Access 2007. Например, Office Word 2007 содержит вкладки записи, вставки, компоновки страницы, работы со ссылками, создания сообщений электронной почты и рецензирования документов. Office Excel 2007 содержит набор вкладок для работы с электронными таблицами: создания электронных таблиц, вставки объектов типа диаграмм и графиков, работы с формулами, управления данными и т. д. Вкладки – наглядный инструмент, поэтому с их помощью проще выполнить необходимую обработку документа. Вкладки привязаны к контексту документа. Например, пока не появилась диаграмма, не будет вкладки для ее редактирования. Далее в главе, посвященной программе Word, вы ознакомитесь с организацией нового интерфейса подробнее.

Не нужно пугаться заявлений о принципиальном обновлении интерфейса. Разработчики сами заинтересованы в плавной миграции пользователей от программ ранних версий к новым – от интерфейса с меню к новому ленточному. По результатам тестирования разработчик утверждает, что пользователь привыкает к новому интерфейсу в течение одного сеанса работы.

Корпоративный пакет Microsoft Office просто поражает воображение. Коммуникаторы, записные книжки, проект-мейкеры – это, несомненно, полезные и нужные программы, как и, например, система для управления базами данных Access или HTML-редактор для создания интернет-страниц FrontPage.

Однако для офисной работы необходимости в них нет, тем более что объединить данные в электронную базу можно успешно с помощью программы Microsoft Excel, а создать интернет-сайт – с помощью Word. По этой причине в данной книге будет описана стандартная поставка пакета Office, которой вполне достаточно для ведения эффективной работы в офисе. Учитывая накал борьбы за соблюдение авторских прав, новейший пакет Microsoft Office 2007 появится на компьютерах в наших офисах не так скоро, поэтому здесь будет рассмотрена его предыдущая версия образца 2003 года.

Все программы защищены законом об авторском праве, а в комплект официальной поставки входят подробные руководства. Однако такие подробности нужны пользователю не всегда. Не в обиду их авторам будет сказано, но эти руководства часто не настолько удобны, насколько это нужно для практического освоения программ. Нелишним будет напомнить, что приобретать программы надо легально – их пиратское копирование незаконно.

Традиционно большинство программ изначально ориентированы на англоговорящего пользователя. Дело даже не в том, что во время написания первых компьютерных программ в наших широтах кибернетика все еще именовалась буржуазной лженаукой. Как французский язык был некогда избран языком дипломатического протокола, так и английский стал языком компьютерных технологий.

Оригинальные англоязычные версии программ, по мнению профессионалов, лучше: в них устоявшаяся терминология, сохраняется смысл и интуитивные ходы, заложенные создателями. При переводе часто допускаются искажения. Однако для офисного работника нужна локализованная, то есть переведенная на родной язык, версия. Во-первых, потому, что многие операции, например проверка орфографии, прямо связаны с языком написания документов. Во-вторых, на родном языке любая программа понятнее, как бы там ни был проработан интуитивный интерфейс. В данной книге программы Microsoft Office рассматриваются в их локализованных русскоязычных версиях.

Графический интерфейс

Отличие всех программ, работающих в операционной среде Windows, – это графический настраиваемый интерфейс. Это относится и к программам Microsoft Office. Пользователь в определенных пределах сам может выбирать вид, размер и функции рабочих окон и управляющих значков программ. Графический интерфейс намного упрощает работу с программой и ее изучение. Как правило, значками продублированы наиболее употребительные операции. Для Microsoft Word это операции открытия и сохранения файлов, печати, изменения вида и размера шрифтов, выравнивания текста и т. д. Для Excel эти стандартные операции дополнены значком вставки формул, сортировки данных и др. Вместе с тем доступ ко всем возможностям программ осуществляется через систему меню, сгруппированных по функциям, что также наглядно и удобно.

Что такое макрос

В компьютерной среде распространено понятие макрокоманды (макроса). В общем виде макрос – это простейшая программа, задающая определенную последовательность действий. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых процедур или последовательности стандартных команд программы.

Применительно к пакету Microsoft Office макрокоманда – это сохраняемая под определенным именем последовательность действий на уровне команд Главного меню, программных инструкций на языке программирования Basic.

Макрокоманды позволяют:

• выполнить стандартные операции редактирования и оформления документов (например, задание формата абзацев, типа шрифтов, установок табуляторов и т. д.);

• объединить несколько последовательно выполняемых команд в одну;

• использовать вызов окон, обеспечить принцип умолчания для задания параметров команд;

• автоматизировать запуск и выполнение приложений (например, макрокоманда может включать в свою последовательность другие макрокоманды).

Макрокоманды пакета Microsoft Office делят на две категории:

• клавишные макрокоманды (последовательность нажатий клавиш, сохраненная под указанным именем);

• языковые макрокоманды (последовательность команд на языке программирования Visual Basic (диалектах языка для различных пакетов)).

Клавишные макрокоманды автоматически отображаются в инструкции языка программирования. Макрокоманды можно сохранять, редактировать, копировать и вызывать для выполнения по имени либо с помощью специальных клавиш, кнопок панели инструментов, а также команд меню, элементов управления диалоговых окон.

Понятие шаблона

Для упрощения работы по созданию и форматированию текстов, стандартизации расположения и оформления текста, графики, типизации операций обработки документов и прочего используются шаблоны документов. Пакет Microsoft Office дает различные определения шаблона для разных программных продуктов.

Шаблон Word – это совокупность постоянного текста, графики, доступных стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панелей инструментов, нестандартных меню и клавиш сокращения.

Любой документ строится на базе выбранного шаблона, поэтому при работе с документом доступны все возможности шаблона.

Шаблоны документов создаются различными методами.

Один из вариантов создания шаблона – ручной. С помощью команды Файл → Создать с указанием типа документа (Шаблон) создается новый документ со стандартным именем Шаблон, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т. д., а затем сохранить документ со стандартным расширением DOT в каталоге, содержащем шаблоны. Новая версия Word сохраняет шаблоны с расширением DOTX. Эти файлы не могут быть открыты в ранних версиях Office. Однако для обеспечения совместимости вы можете сохранить документ в формате Office 97–2003, что позволит вам открыть и редактировать файл в предыдущих версиях программ пакета Office.

Шаблон Excel – это совокупность текста, графики, форматов данных и макета печатной страницы, формул, макросов и меню.

Существуют различные виды шаблонов, наиболее типичный – шаблон рабочей книги.

Шаблон рабочей книги Excel – это рабочая книга, которую используют как образец при создании других рабочих книг. Выполнением команды Файл → Создать по выбранному шаблону создается новая рабочая книга (сам шаблон-оригинал остается неизменным); книге присваивается временное имя файла шаблона, но без расширения.