Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Эра цифровых технологий вызвала появление новых носителей – дискет и лазерных дисков. Информация на них может храниться годами. Их утилизация не менее важна, чем уничтожение бумаг, поэтому появились шредеры для быстрого и надежного уничтожения этих носителей. Возможность быстро избавиться от секретной информации, которая хранится на диске, может спасти от больших неприятностей.

Все эти небольшие удобные устройства – ламинатор, биндер и шредер – сегодня стали так же необходимы в офисе, как и традиционные принтеры и копиры. Они обеспечивают высокое качество документов, новые возможности выразительности, эстетики и добротности в работе. Кроме того, это простой способ улучшить фирменный стиль и повысить имидж компании. Удобство в работе имеет большое значение. Возможность как дать документам вечную жизнь, так и легко их уничтожить – это не мелочь. Все это дополнительные возможности повышения эффективности и конкурентоспособности.

Часть 3

Виртуальный офис

Офисных программ немного, и у них вполне конкретные функции. Мысль объединить их пришла в голову разработчикам сразу нескольких фирм. Такие известные компании, как Lotus, Symantec и менее крупные, в разное время предлагали свои программы для автоматизации офисных работ. В результате в конкурентной борьбе победила корпорация Microsoft с ее пакетом программ Microsoft Office. Пакет выдержал несколько переизданий и с каждым разом становится все лучше (во всяком случае, так заявляют маркетологи Microsoft). С точки зрения пользователя все необходимые для офисной работы возможности появились уже лет пять-семь назад. Они всех устраивали и продолжают устраивать, а многие из их возможностей оказываются даже избыточными. Тем не менее все время появляются новые, усовершенствованные версии программ.

Глава 11

Новый Office 2007

Программный пакет Office от Microsoft стал стандартом программного обеспечения для офисной работы. В 2007 году появился его очередной релиз.

Комплектация

Microsoft Office 2007 сегодня – это несколько программ, тесно интегрированных друг с другом. Это значит, что каждая может работать независимо от других. Тем не менее все они имеют практически одинаковый интерфейс (способ взаимодействия с пользователем), совместимые форматы данных (данные из одной программы могут быть импортированы другой) и т. д. Существует некоторое количество вариантов поставки Microsoft Office, различающихся комплектом входящих программ. Уже первые выпуски Microsoft Office разделялись на стандартный (попроще) и профессиональный (посложней). Стандартный включал самые необходимые (и вполне достаточные) программы для работы в офисе:

• Microsoft Word (текстовый процессор);

• Microsoft Excel (редактор электронных таблиц);

• Microsoft PowerPoint (редактор презентаций);

• Microsoft Outlook (почтовый клиент).

Профессиональная версия была дополнена системой управления базами данных Microsoft Access и HTML-редактором Microsoft FrontPage для написания интернет-сайтов.

Сегодня фирма Microsoft предлагает семь вариантов поставки программной системы Office:

• базовый, поставляемый только с компьютерной техникой;

• для дома и учебы;

• стандартный;

• для малого бизнеса;

• профессиональный;

• профессиональный плюс;

• корпоративный.

Нетрудно догадаться, что корпоративный – самый полный и самый дорогой. Он включает, наряду с традиционными Word, Excel, PowerPoint и Outlook, несколько новых программ, в том числе OneNote, InfoPath, Communicator и Groove. Сверх того, он предоставляет возможности администрирования, то есть определения прав доступа к данным. Далее приведено краткое описание новых программ.

Office OneNote 2007 представляет собой электронную записную книжку. Она предназначена, чтобы собирать заметки и другие данные в одном месте и быстро находить нужные сведения с помощью средств поиска. Программа также предоставляет записные книжки для управления большими массивами информации и для эффективной совместной работы нескольких пользователей. Ориентация на совместную работу – это общее отличие новой версии Microsoft Office. OneNote позволяет объединять разные типы информации, включая текстовую, графическую, видео– и аудиозаписи, цифровой рукописный ввод (то есть распознанный текст рукописной записи).

Office Communicator 2007 предназначен для делового общения в пределах офиса, для обмена мгновенными сообщениями, голосовой или видеобеседы. Он интегрируется с существующими адресными книгами и каталогами предприятия, то есть может использовать контакты из этих источников и, наоборот, передавать накопленную контактную информацию для их пополнения. Сведения о доступности тех или иных участников информационного взаимодействия постоянно проверяются и актуализируются.

Office Groove 2007 – программа для совместной работы. Заявлено, что она обеспечивает динамичное и эффективное взаимодействие рабочих групп, даже если их члены работают в других организациях, в удаленном или автономном режимах. С ее помощью можно сформировать единое виртуальное пространство, общее для конкретной рабочей группы. Все члены группы смогут получить доступ к общей рабочей области для обмена файлами, их совместного редактирования, использования и публикации.

Кроме уже упомянутых программ, в некоторые поставки Microsoft Office 2007 и, конечно, в корпоративный пакет входят новые версии известных программ Project и Publisher, ранее не входивших в состав пакета Office. Это программы, соответственно, для создания и управления бизнес-проектами и для верстки, то есть профессиональной подготовки к печати в типографии многостраничных или крупноформатных документов.

Разработчик убежден, что новый релиз пакета Office соответствует новым требованиям к офисной работе. Предполагается, что обновленный Office предлагает не просто прикладные программы, а новые офисные технологии, которые могут решить следующие задачи:

• повышение индивидуальной производительности труда и персонального влияния на результаты работы предприятия;

• упрощение совместной работы вне зависимости от времени и места нахождения работников;

• наведение порядка в текущей работе и управлении корпоративным (совместным) запасом данных;

• углубление и оптимизация процесса анализа дел в организации.

Индивидуальная производительность и влияние повышаются благодаря возможностям удобной организации рабочего пространства и технологиям быстрого создания профессиональных документов. Эффективность работы связана с новым интерфейсом программ. Профессиональный вид документов достигается применением готовых графических элементов, которые несравнимо проще использовать. Кроме того, предлагается функция инспектора документов, которая дает возможность удалить из него нежелательные комментарии, индивидуальные сведения и скрытый текст. Организации рабочего времени способствует возможность определения приоритетов заданий, то есть электронного органайзера, который представляет встречи, задания под контролем и сообщения электронной почты. Большое значение имеет также функция мгновенного поиска. С ее помощью по ключевым словам можно быстро найти не только текстовые, но и графические документы.

Повышение индивидуальной производительности – это не главное. В новом Microsoft Office сделан акцент на командной работе, которая должна не суммировать, а умножать общий результат. Для этого используются все новые технологии коммуникации и создания совместного рабочего пространства. При организации совещаний и презентаций каждый участник получает доступ к базе знаний обо всех участниках, включая должности и контактные данные. В совместных проектах стало проще вести сетевой график работ и учет рабочего времени, контролировать исполнение и оценивать эффект. Все это предполагает определенную технологическую культуру офисной работы: для появления сетевого графика недостаточно наличия программы Project, нужно разработать в ней этот график и следить за ним. В то же время немало сделано для упрощения таких рутинных операций. Например, система Office SharePoint Server 2007 включает внешние шаблоны, по которым легко понять, к какому содержимому относится тот или иной документ. Там же хранится полная история прохождения документов – это вообще бесценная информация, особенно в кризисных ситуациях.

Чтобы работники группы не тратили время на сбор и первичный анализ одних и тех же сведений, применен инструмент шаблонов серверных форм. Сведения вносятся в многофункциональные формы, откуда их легко импортировать в другие документы. Для создания форм используется уже упоминавшийся сервис InfoPath Forms. Вопросы секретности также не обошли вниманием: разграничение прав доступа к различным документам теперь выполняется не администратором, а любым сотрудником, который назначен руководителем проекта. Принципиально, что один и тот же документ могут одновременно редактировать несколько сотрудников, причем как подключенные к общей информационной среде, так и работающие автономно: синхронизация исправлений происходит при подключении к сети, по дате. Правда, пока не ясно, как это будет работать на практике. Возможно, не всегда безупречно, так как не исключено, что автономно работающий сотрудник внесет те же изменения, которые другой сотрудник внесет в документ, хранящийся на сервере. Это нестрашно, но один из работников потеряет время и силы впустую.