Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Глава 10

Чтоб блестело: послепечатная обработка документов

Стоило натолкнуть изобретательскую мысль на оптимизацию офисного труда, как появились десятки разнообразных приспособлений. Среди них попадаются такие, которые вызывают только снисходительную улыбку, например специальный пластиковый нож для вырезок (режет только толщину газетной страницы и не задевает все, что ниже.). Однако есть несколько видов оборудования, которое действительно улучшает условия офисного труда. Прежде всего, это:

• ламинаторы (устройства для запаивания бумажных документов в пластик);

• биндеры (переплетчики);

• шредеры (уничтожители).

Лакировщики вечности

Навести глянец всегда означало максимально повысить выразительность и добиться наилучшего впечатления. В офисной работе это немаловажно, но раньше было непросто. Сейчас заглянцевать документ может каждый, у кого есть ламинатор.

Ламинатор – это устройство для нанесения на бумагу полимерного покрытия, то есть запаивания бумаги в пластик комплексным действием клеящих составов и высокой температуры. Документ получается влагостойким, долговечным и эффектным, не мнется и не пачкается. Помимо улучшения вида документа, неограниченно продляется срок его жизни, что важно для удостоверений, инструкций, учебных и рекламных материалов.

Обычно используется пленка с нанесенным клеевым покрытием, в результате чего пластик прочнее схватывается с бумагой и не образует складок. Существует возможность одновременного нанесения самоклеящейся пленки. В результате плакат, листовку или инструкцию можно сразу закрепить в нужном месте – внутри помещения или на открытом воздухе.

Для нанесения пленки необходим ламинатор. Они бывают пакетные и рулонные. В пакетных используется специальные заготовки-конверты, в которые вставляется подходящий по размеру документ и запаивается с двух сторон. Рулонные позволяют наносить пластик с одной или двух сторон на документы большой площади – плакаты или карты.

Применение ламинаторов, точнее, продукции, которую можно изготовить с их помощью, самое широкое – от плакатов, обложек альбомов, руководств и каталогов до беджей, пропусков, пластиковых и визитных карточек. Презентабельность последних существенно повышается, если их заламинировать. Такая карточка не помнется и не испачкается, а если проявить изобретательность, то можно вообще получить эксклюзив – ламинированную карточку, на которой можно писать ручкой или карандашом. Такие документы получаются при использовании матового ламината, придающего им бархатистый вид. Следует добавить, что пленка, наносимая на бумагу, может быть как бесцветной, так и окрашенной как угодно.

Отдельного упоминания заслуживает ламинирование фотографий. Сейчас весь мир перешел на цифровое фото. Распечатать цифровую фотографию не составляет труда, но чтобы она сохранилась надолго, лучше защитить ее пластиком. Альбом ламинированных фотографий будет радовать вас не один десяток лет.

Можно еще расширить применение ламинаторов. С их помощью можно наносить на бумагу фольгирование. Любой текст, логотип или другую графику можно исполнить в золотом или серебряном цвете. Достаточно предварительно распечатать изображение на черно-белом лазерном принтере и обработать ламинатором с использованием специальной фольги.

Все это можно делать в условиях офиса, без обучения и привлечения специалистов. Офисный ламинатор адресован обычному работнику, поэтому прост в использовании и внешне привлекателен.

Упорядочить и расцветить

В деловых бумагах должен быть порядок. Для этого их скрепляют, раскладывают по папкам и лоткам, подшивают. Самые емкие и серьезные документы обычно необходимо переплетать отдельно, для чего совсем не обязательно обращаться в переплетную мастерскую. Новое поколение офисного оборудования включает простое и удобное устройства для переплета документов. Это устройство по-английски называется binder, а в русском языке он получил сразу несколько равноправных названий – переплетчик, брошюровщик и брошюратор.

В офисе брошюровщик необходим постоянно: с его помощью оформляются внутренние и внешние документы компании, каталоги, презентации, бизнес-планы и даже договоры. Аккуратный переплет может принести пользу, когда речь идет об оформлении тендерных предложений и бухгалтерских отчетов. Брошюровщик дает возможность своими силами на профессиональном уровне изготовить презентационную продукцию – квартальные (настенные) или помесячные (настольные) календари. Простор для творчества тут не ограничен. Вы можете украсить и расцветить не только собственный офис, но и продукцию для ваших партнеров и клиентов, одновременно ненавязчиво напоминая им о своем существовании и возможностях вашей компании.

Абсолютным лидером офисной брошюровки стала сшивка на пружину: край подборки листов перфорируется, и в отверстия специальным образом вставляется пластиковая или металлическая пружина. Сшивка на металлическую пружину, помимо преимущества прочности, позволяет получить брошюру, которая будет раскрываться на 360°, то есть на полный оборот. Такими пружинами, например, оформляются календари. Однако при сшивке на металлическую пружину неудобно заменять листы – каждый раз придется сшивать заново.

Сшивка на пластиковую пружину в этом смысле дает больше гибкости: менять листы в брошюре можно одним движением рычага.

В зависимости от толщины набора листов используется большая или меньшая пружина. Пружиной большего размера можно сшить меньшее количество листов (наоборот, конечно, нельзя), но в этом случае брошюра будет выглядеть непрезентабельно, поэтому лучше использовать пружины рекомендованного размера, для чего лучше иметь их набор, тем более что стоят они недорого. Подбирая пружины разного цвета, совпадающие по тону и контрастирующие с обложками, можно изменять дизайн брошюры.

Дешевизна расходных материалов позволяет использовать брошюровщик на каждом рабочем месте. Это так называемые персональные брошюровщики, обычно они имеют небольшую производительность, достаточную для работы одного-двух человек. Офисные брошюровщики предназначены для постоянной и регулярной работы и рассчитаны на производство брошюр до 500 листов. Немаловажно, что современные брошюровщики имеют привлекательный дизайн и способны даже украсить офис.

Избавители

Бумага все стерпит и все сохранит – именно это часто вызывает проблемы. В процессе интенсивного офисного труда бумага хранит планы, намерения, идеи, расчеты, рабочие копии – все, что служит основой для деловой документации и что принято называть черновиками. Деловым документам место в папках и архивах, а черновики рассыпаются по мусорным корзинам и засоряют рабочие места, попадаясь кому угодно на глаза. Нетрудно догадаться, каковы последствия такой беспечности. В наше время понятие коммерческой тайны имеет вполне вещественное наполнение. Удачная идея стоит больших денег, а украденная или подсмотренная – тем более.

Казалось бы, порвал черновик на части и выбросил, но таких бумаг может быть десятки листов в день, да и части злоумышленник может сложить обратно. Процесс уничтожения офисных бумаг может на порядок затормозить эффективность работы офиса и лишить спокойствия того, кто за это отвечает.

Острота этой проблемы давно осознана и привела к появлению целого типа офисных устройств – уничтожителей (шредеров). Шредер не просто уничтожает отслужившие свое документы, он избавляет офис от опасности нежелательного распространения конфиденциальных сведений и существенно упрощает утилизацию бумаг, причем экологичным безопасным способом.

Шредер уничтожает документы, разрезая их на мельчайшие фрагменты. В зависимости от степени секретности документов можно выбрать один из шести уровней измельчения – от полосок шириной 12 мм до бумажной крупы размером меньше самой маленькой печатной буквы.

В видеоролике «Урок 8.1. Основные приемы работы с офисной техникой» продемонстрированы основные приемы работы с уничтожителем бумаги (шредером).

Фирменный шредер не боится, если среди бумаг попадаются скрепки и скобки, и пользователю не нужно тратить время на расшивку и удаление крепежа.

Популярность уничтожителей в развитых странах такова, что они выпускаются для разных мест применения: персональные, офисные, учрежденческие и супершредеры. Последние предназначены для уничтожения огромных объемов документов: архивных бумаг, справочников и даже банкнот. Цена шредеров – от нескольких десятков до нескольких тысяч долларов.

Эра цифровых технологий вызвала появление новых носителей – дискет и лазерных дисков. Информация на них может храниться годами. Их утилизация не менее важна, чем уничтожение бумаг, поэтому появились шредеры для быстрого и надежного уничтожения этих носителей. Возможность быстро избавиться от секретной информации, которая хранится на диске, может спасти от больших неприятностей.