Access 2002: Самоучитель - Павел Дубнов

Страница доступа к данным связана с источником данных в интерфейсе OLE DB, то есть с БД либо в Microsoft Access, либо в Microsoft SQL Server. Для работы со страницей пользователь должен иметь доступ к этой БД. Следовательно, база данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server, которая предоставляет исходную информацию OLE DB для страниц доступа к данным, должна размещаться на разделенном сервере или компьютере. Тогда и другие пользователи смогут просматривать страницы и работать с ними в Web-браузере или в тексте письма электронной почты. Лучше разместить базу данных на разделенном сервере или компьютере до того, как будет создана страница. Рассмотрим другой случай: вы этого не сделали. Значит, если вы сформируете страницу, а затем переместите базу данных, с которой она связана, то вам придется изменить связь исходных данных OLE DB со страницей. В режиме конструктора следует щелкнуть правой кнопкой мыши по значку базы данных на панели Список полей и выбрать опцию Соединение.

Теперь поговорим непосредственно о передаче страницы доступа к данным по электронной почте. В случае, если вы рассчитываете пользоваться почтовой программой Microsoft Outlook, выполните следующие действия:

1. В окне базы данных активизируйте позицию Страницы в разделе Объекты. Затем выберите имя страницы, которую нужно переслать.

2. В меню Файл в строке меню окна базы данных выберите сначала опцию Отправить, а затем Сообщение или Сообщение как вложение. В обоих случаях вам надо будет создать конфигурацию для данного сообщения, а затем настроить диалоговое окно Отправка по почте. Страница доступа к данным открывается в режиме конструктора страниц, поэтому перед ее отсылкой конкретному адресату можно внести изменения, например добавить какие-то сведения или примечания.

3. Введите имена получателей в соответствующие поля.

4. По умолчанию имя откроется в строке Субъект, и там его можно заменить другим. Можно также произвести дополнительные операции перед отсылкой.

5. Щелкните по кнопке Отправить в заголовке сообщения.

Однако пользователь совсем не обязан устанавливать Microsoft Outlook на своем компьютере. Более того, как будет показано в дальнейшем, можно работать с базой данных Access, не устанавливая у себя на компьютере саму программу. В то же время, загружая Windows, вы, как правило, инсталлируете Outlook Express в качестве составной части. В этом случае вы можете воспользоваться тем, что страница доступа к данным, с которой вы работаете в Internet, существует как самостоятельный файл (с расширением. htm). Поэтому иногда проще и удобнее отправлять и получать эту страницу в качестве отдельного файла с помощью Outlook Express аналогично тому, как это было сделано для статической копии отчета в предыдущей главе.

Список полей

Опция Список полей позволяет легко добавлять информацию из приложений Microsoft Access и SQL Server в страницу доступа к данным. Достаточно выбрать в списке имя нужного поля и перетащить это название на страницу. Каждое поле поддерживает прямую динамическую ссылку, которая связывает страницу доступа и данные. Таким образом, поле «прикреплено» к информации и оперативно обновляется при изменении страниц доступа к данным. Если вы создаете новую связанную форму или отчет, на экран автоматически выводится список полей, даже если по умолчанию он был выключен.

Чтобы просмотреть список полей, надо открыть форму, отчет или страницу в режиме конструктора, а затем щелкнуть по кнопке

(Список полей), которая расположена на панели инструментов страницы. На рис. 6.15 вы видите, как выглядит список полей для страницы (в режиме конструктора), показанной на рис. 6.12.

Рис. 6.15

Сводная таблица

Сводная таблица создается в Microsoft Access или Microsoft Excel и включается в страницу доступа к данным. С помощью сводных таблиц пользователи могут просматривать данные отчетов, выполнять их динамическую сортировку и фильтрацию, группировать сведения по строкам или столбцам, получать суммарные значения и изучать их отдельные составляющие. Все это помогает эффективно обрабатывать как небольшие объемы данных, так и крупные массивы информации. Формат, в котором изначально представлены данные, определяется форматом страницы, однако при необходимости его легко изменить. Просто вызовите список полей, выберите в нем нужное поле с динамическими связями и перетащите его название на страницу доступа к данным.

Резюме

1. В Access 2002 существует новый тип файла – страница доступа к данным, созданный для просмотра данных из Internet или intranet и работы с ними. Страница доступа загружается в базу данных Access 2002 или SQL-сервера, но может также создаваться и загружаться вне Microsoft Access. Страница доступа к данным способна включать данные из других источников, например из Microsoft Excel. Кроме того, страницу доступа к данным используют при работе непосредственно в базе данных или проекте, создаваемом в Access 2002.

2. Для взаимодействия Access 2002 с окружающей средой страницы доступа к данным значительно полезнее, чем статические копии отчетов. Если последние, в соответствии с названием, применяются лишь для рассылки статических данных, то страницы доступа к данным используются для ввода сведений и их редактирования, для передачи данных внутри БД/проекта, для информационного обмена Access 2002 с внешним окружением и для оперативной связи по электронной почте.

3. Сформировать страницу доступа к данным можно одним из следующих способов:

– с помощью опции Автостраница;

– с помощью мастера страниц;

– в режиме конструктора страниц.

Открыть уже существующую страницу доступа к данным можно:

– в режиме просмотра страницы;

– в Internet Explorer.

Все эти способы подробно рассмотрены в настоящей главе.

4. Кроме того, в Access 2002 можно создать и включить в страницу доступа к данным компонент Сводная таблица. С его помощью пользователи могут просматривать данные отчетов, выполнять их динамическую сортировку и фильтрацию, группировать сведения по строкам или столбцам, получать суммарные значения и изучать их отдельные составляющие. Все это позволяет эффективно обрабатывать как небольшие объемы данных, так и крупные массивы информации.

Глава 7 Конвертирование баз данных из других программных сред

Мы уже говорили о том, что по мере появления новых, более совершенных СУБД все актуальнее становится проблема использования данных, которые накоплены в информационных банках предыдущих, в том числе и морально устаревших, версий. И сами эти СУБД, и организованные в них сведения очень разнообразны по составу, структуре и форматам данных, а также по программной основе. Эти БД часто создавались разными организациями и разработчиками, вот почему какие-либо правила, четко регламентирующие проектирование банков данных, отсутствуют. Несмотря на это в большинстве случаев информация, в какой бы форме она ни содержалась, сохраняет свою ценность, например, когда речь идет о статистических данных. Следовательно, нужно уметь использовать сведения независимо от того, в СУБД какого типа они хранятся.

В решении этой проблемы на сегодняшний день наметились два основных направления:

• применение конвертеров, которые преобразуют данные из одного формата в другой. Наборы таких конвертеров, хотя и не всегда достаточно полные, есть практически во всех СУБД, и пока это основной путь решения проблемы;

• использование технологии ODBC (Open Database Connectivity). Это открытый интерфейс доступа к базам данных из прикладных программ. Он позволяет работать с документами «чужих» для конкретной БД форматов.

В настоящей главе рассматривается первый способ решения проблемы. Речь пойдет о конвертировании в Access 2002 двух баз данных, созданных в различных СУБД, в различных организациях, в разное время и разными авторами. (Отметим, что по понятным причинам при разработке этих БД никакой предпроектной структуризации данных не производилось.) Первая – база данных по чрезвычайным экологическим ситуациям (БД ЧЭС) [7] – была создана в программной среде Clarion 3.0 (MS DOS) в Государственном институте прикладной экологии (ГИПЭ). Вторая – Контроль ЧС – в программной среде FoxPro 2.5 (Windows 95/98) в Главном управлении Федерального агентства правительственной связи и информации (ГУИС ФАПСИ). Обе базы данных содержат информацию о чрезвычайных ситуациях, происходивших на территории России. Таким образом, эти две БД дополняют друг друга. Мы объединим их с новой базой данных – Контрольно-измерительные приборы, процесс создания которой в среде Access 2002 был подробно описан в предыдущих главах. Полученную таким путем объединенную БД следует рассматривать как часть будущей, более широкой базы данных. Вообще говоря, совсем не обязательно стремиться к тому, чтобы все файлы содержались в одной БД – как и в жизни, гигантомания должна иметь свои пределы. Но это уже иная проблема, которая не имеет отношения к проблеме конвертирования БД и не влияет на ее процесс.