Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстен

Настоящая глава поможет вам развить способность делать правильный выбор. Вы узнаете критерии для определения самых важных задач и стратегий и научитесь правильно определять приоритеты. Как только вы научитесь принимать конкретные решения, навык 4 поможет вам спланировать рабочий день так, чтобы эффективно выполнить задачи. Но сначала необходимо научиться делать правильный выбор.

Есть простая концепция выбора приоритетов — все, на что вы тратите свое рабочее время, должно быть рассмотрено с точки зрения близости доходным статьям бюджета компании.

Что представляет собой бюджет организации? Это статьи, по которым ваша компания зарабатывает или экономит деньги. В суровые экономические времена ваша способность зарабатывать или экономить для компании деньги является самой большой ценностью.

Как вы лично можете учитывать доходность статей? Каждая организация основана на производстве продукта или выполнении определенных услуг. Подумайте, каким образом компания измеряет ваши результаты. Это количество продукции, качество материалов, которые вы производите, размер продаж в расчете на одного клиента, количество обслуженных вами клиентов, уровень спонсоров, которых вам удалось привлечь? Вот пример пяти разных должностей и обязанностей, которые очень близко подходят к доходным статьям.

• Адвокат. Привлечение новых клиентов и платные консультации.

• Журналист. Написание статей и поиски интересной информации.

• Медицинская сестра. Уход за пациентами и изучение новых медицинских технологий.

• Пресс-секретарь кандидата в депутаты. Контакт с избирателями и подготовка помощников для проведения голосования.

• Публицист. Заказ интервью и освещение хорошо посещаемых мероприятий.

Какие из ваших задач ближе всего к доходным статьям компании? В большинстве случаев это деятельность, которая требует:

1) определения границ доходов (общение с клиентами);

2) создания продукта или оказания услуги (выпечка пончиков);

3) экономии денег компании (поиски продавцов с низкими ценами).

Большая часть вашего времени должна быть потрачена на задачи, которые отстоят не больше чем на два шага от основных доходных статей компании. Это, конечно, не значит, что вы не должны заниматься задачами, которые отстоят на три шага, но чем более надежна экономика, тем более она необходима, чтобы оценить ваш вклад с точки зрения прибыли и экономии денег компании.

РАССТАВЬТЕ ПРИОРИТЕТЫ

Посмотрите на треугольник, изображенный в рамке. На вершине разместите задачи, которые стоят рядом с главными статьями дохода, а у основания треугольника — задачи, на три шага отстоящие от главных.

Новый деловой мир представляет нам бесконечное количество дел, которые должны быть размещены на этом треугольнике. Каждый раз, когда у вас появляется слишком много работы и совершенно не хватает времени, очень просто почувствовать себя парализованным от растерянности. Какой вы изберете путь? С чего начнете? Лучше всего здесь использовать способ треугольника. Спускайтесь по треугольнику вниз, начиная с дела, находящегося на самой верхушке, потом передохните, чтобы можно было приступить задачам второго и третьего уровня важности.

ПОЧЕМУ НЕОБХОДИМО НАЧИНАТЬ С САМЫХ ВАЖНЫХ ЗАДАЧ?

Вас всегда ждет успех, если вы будете начинать работу с задачи, которая ближе всего к доходным статьям, потому что это дает вам чувство облегчения, предохраняя от стресса. То, что вы приносите пользу вашему руководителю или компании, наполняет вас чувством силы и уверенности, что вы делаете действительно важное дело. Работа сверху вниз — самый надежный способ дать себе передышку, чтобы можно было выполнить работу второго и третьего уровня важности.

И самое главное: когда возникает неожиданный кризис (а вы знаете, что такое случается), у вас есть возможность с ним справиться, потому что самые главные задачи уже решены. Это не значит, что второстепенные задачи не нужно решать, просто не начинайте с них рабочий день.

И наоборот, если вы начнете работу с второстепенных задач, вам никогда не удастся распутать узел. Вы будете каждый день чувствовать себя несчастным, виноватым и придавленным двухтонным грузом важной работы, нависшим над головой. Ожидание тяжелой работы забирает ваши физические силы, снижает продуктивность труда.

Если вы замечаете за собой, что все равно продолжаете избегать самых важных задач, спросите себя, что происходит. Они вас пугают? Вы чувствуете такую неприязнь к основным обязанностям своей работы, что заодно не осознаете и их важности? Дженни была нанята на работу в качестве единственного представителя службы работы с клиентами в небольшую компанию, оказывающую услуги населению. Ее руководитель настаивал, чтобы в первую очередь она работала с клиентами и документами. Но Дженни была не уверена в себе и находила работу с клиентами довольно раздражающей. Она предпочитала проводить время, координируя поставки и выполняя административные задачи. Несмотря на то, что руководитель не один раз пытался ее вернуть к клиентам, Дженни продолжала считать, что она концентрируется на самых важных задачах. На деле это было своего рода обороной против выполнения задач, в которых она не была хорошим специалистом. В результате прибыли компании снизились, и она потеряла ключевых клиентов.

Если вы избегаете выполнения самых важных задач из страха или робости, постарайтесь решить эту проблему. Отбросьте самолюбие и попробуйте посещать какие-нибудь курсы повышения квалификации или попросите себе наставника. Обратите внимание, на чем именно компания просит вас сконцентрироваться, и ваша гарантия занятости станет незыблемой.

«Да, но… сделав сначала второстепенную работу, вы чувствуете удовлетворение»

Поддержать хорошее настроение завершением нескольких легких задач, конечно, заманчиво, но у вас может возникнуть ложное чувство успеха. Опасность такого подхода в том, что количество энергии по мере работы над второстепенными задачами уменьшается. Сначала почта, потом пара телефонных звонков, потом собрание, за которым следуют несколько встреч и обсуждение бюджета проекта, а затем… Догадываетесь? Конечно, наступает время обеда! Для разминки после обеда вы опять беретесь за почту, середину дня у вас отнимет клиент. Неожиданно оказывается, что уже пять часов и вы ничего не успели. Очень важный совет — начинайте день с задач первостепенной важности.

Решение. Вы должны научиться выбирать важные задачи среди не требующих много времени на исполнение, трудных и легких, каким бы устрашающим ни выглядел первостепенный проект. Начиная слишком далеко от границы доходных статей, вы отказываетесь от выполнения того объема работы, на который компания рассчитывает и за который вам платит. Начиная снизу, вы рискуете попасть в опасное положение, если возникнет непредвиденный кризис, что отрицательно скажется на вашем здоровье. Как вам удастся преодолеть этот кризис, если вы еще не брались за выполнение самых важных задач: завершение двух или трех задач, направленных на получение или экономию денег для компании, намного превосходит решение двадцати второстепенных задач.

МАНЕВРИРУЙТЕ

Конечно, ваш рабочий день может быть занят выполнением только первостепенных задач. Но если постоянно игнорировать менее важные задачи, то в конце концов это приведет к вашему собственному совершенно ненужному кризису. Все эти глупые небольшие обязанности, оставленные на последний момент, свалятся на вас огромной лавиной. Обозначив связь этих дел с доходными статьями компании, вы предотвратите их выход из-под контроля. Определить, на какое время можно отложить проект, совсем не трудно, но отдача будет огромной! Что же делать?

Придерживаться последовательности выполнения дел в условиях непредсказуемости прогнозирования на рабочем месте — это своего рода танец. У него есть свой ритм и форма. Создавайте ритм рабочего дня, выделив первостепенные дела, а затем разбавляйте их второстепенными, чтобы у вас появилась возможность запланировать сроки завершения задач и оставить некоторый запас времени для еще более отдаленных дел. Определите, какие задачи займут много времени, а с какими вы справитесь быстро.

У некоторых людей самое большое количество времени занимают первостепенные задачи, у других — второстепенные. Например, моей главной задачей является творческая работа — я пишу книгу, что требует максимальной концентрации, а второстепенная работа — консультации, встречи и телефонные звонки. Для финансового брокера первостепенная работа требует скорости, а второстепенная — исследования — занимает гораздо больше времени.