Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстен

Только через много лет я поняла, что, возможно, это была пресс-служба — отдел по связям с общественностью университета. Объясни мне тогда администратор, что статьи, которые я копировала, иллюстрировали известность университета, повышали его репутацию и могли привести к большему финансированию, возможно, меня бы больше привлекла та работа.

Определив цель, либо свою собственную, либо принятую вами версию миссии компании, продолжайте двигаться вперед. Вы поднимаете себя над монотонностью, ваша цель привносит ощущение ясности и осмысленности во все, что вы делаете.

В качестве тренировки подумайте о самой неприятной работе, которую вам приходилось делать. Как это помогло вам соответствовать миссии компании? Или, может быть, способствовало осуществлению цели вашего руководителя? А как насчет вашей собственной цели?

Совсем несложно потерять интерес к цели, когда вы часами загружены вводом данных или обнаруживаете, что в воскресный вечер должны работать в офисе допоздна. Попробуйте справиться с этим, воспользовавшись следующими советами.

Совет менеджеров — развивайте способность к двоякому видению

В каждой организации существуют сотрудники, которые видят картину в целом, и те, кто сосредоточен на деталях. Обе категории сотрудников необходимы компании. Помогите подчиненным связать свои ежедневные задачи с целями компании. На собраниях помогайте своей команде развивать двоякое видение. Ограждайте подчиненных от потери способности понимать взаимосвязь между задачами.

Офисный работник, считающий свою работу тяжелой, обижен, деморализован и небрежен. Непонимание смысла работы может привести к упущениям в решении важных задач. В развитии двоякого видения нуждаются не только работники нижней ступени, но и топ-менеджеры. Топ-менеджеры, думающие исключительно с точки зрения больших целей, не обращающие внимания на детали и требующие поддержать их инициативы, как правило, имеют тенденцию загружать своих подчиненных большим количеством работы, которую те не в силах выполнить. Очень часто сотрудники в этих случаях чувствуют, что их использовали с полным равнодушием, вместо того чтобы оценить. Высококлассные специалисты — это люди, которые видят важность и значение каждой задачи, большой и маленькой.

Напишите на доске миссию компании. Разделите доску на две колонки. Попросите подчиненных назвать свои ежедневные задачи — скучные, приземленные и увлекательные. Когда они это сделают, пусть попробуют идентифицировать, какую часть миссии эти задачи поддерживают и как.

Цель: Индивидуальный подход к обслуживанию клиентов

Задача:

• Аккуратный ввод данных

• Отличное хранение данных и документов

• Отзыв некачественной продукции в день получения претензии

• Своевременное исследование товара

Создание нового продукта:

• Обратная связь с клиентами и чиновниками

• Замечания торговых работников

• Проведение анализа продаж нового товара

• Разработка упаковки

• Маркетинг и почта

• Спросите у руководителя: что вас больше всего заботит? Где вы хотите, чтобы я проводила рабочее время? Как я могу вам помочь в достижении ваших целей? Если у вас возникли трудности с определением собственных целей, это тупик. Разберитесь, в чем состоят цели вашего отдела. Это может содействовать созданию самой сплоченной команды или помочь людям создать отличное сочетание работы и собственной жизни. Выгода может заключаться в живом общении или быстром завершении работы. Вы будете точно исполнять то, что хочет ваш руководитель, а успех и опыт, которые с этим придут, помогут в формировании собственных целей.

• Ознакомьтесь с годовым отчетом или другими маркетинговыми материалами, которые ваша компания распространяет среди заказчиков и инвесторов. Это отличный способ увидеть концепции и цели, на которых концентрируется ваша отрасль. Есть в этих документах что-то воодушевляющее вас? А может быть, они помогут сформировать важную цель?

• Найдите образец для подражания. Существуют ли люди, которыми вы восхищаетесь больше, чем остальными? Знакомы ли вы с ними? Читали ли вы их биографии, видели ли документальные фильмы о них? Когда человеку требуется вдохновение, образец для подражания — это отличный способ его получения. Найдите человека, с которого вы можете брать пример (не пытаясь тягаться с ним).

• Планируйте успех. Что раньше для вас значило «достичь успеха»? Записывайте все триумфы, признание и успехи, которых вы достигли в своей карьере, — не важно, насколько они велики или малы. Получали ли вы какие-нибудь награды? Продвигали ли вас по службе? Случались ли значительные повышения или вознаграждения? Получали ли вы благодарственные письма от признательных клиентов или коллег? Приходилось ли вам с блеском истинного профессионала справиться с новой задачей или с проектом, о чем вы и мечтать не могли? Что привело вас к этому успеху? Не могут ли те же причины привести вас к успеху в настоящей ситуации? Обратите внимание на все эти факторы. Лелейте их. Каждый раз, когда вы начинаете в себе сомневаться, доставайте этот список и перечитывайте.

• Будьте бесстрашны. Может быть, вы опасаетесь, что не сможете достичь своей цели, или не сможете правильно ее определить, или мечетесь в разные стороны, потому что не знаете, чего вы все-таки хотите. Большая мечта… Если вы ее на самом деле видите, значит, сможете осуществить.

Одри приняла миссию компании, цель, в которую она всегда верила, пока не сформировала свою собственную. Чтобы остаться в команде, ей пришлось приспособиться, увидеть себя в иной роли и адаптироваться к новым ожиданиям. Это был болезненный процесс, и Одри долгое время чувствовала себя несчастной, но она приняла решение взять под контроль свою карьеру. Новый исполнительный директор была трудным и раздражительным человеком и, похоже, не спешила оценивать опыт и преданность Одри, но не думайте, что эта женщина смогла бы заставить ее отказаться от карьеры и уйти из дела, которое она так любила. Если бы Одри решила искать новую работу, то она сделала бы это по своей воле, а не по чьей-то еще.

У Одри была промежуточная цель. Она старалась улучшить свое умение общаться с трудными людьми. Она концентрировала свою энергию на развитии внутренней силы, позволяющей ей быть уверенной в себе, и старалась всегда использовать эту уверенность независимо от того, что происходило во внешнем мире. Одри попыталась посмотреть на ситуацию с точки зрения возможностей развития своих идей и предложений в компании Audrey Enterprises.

У вас достаточно способностей, чтобы взять поводья в руки и направлять свою карьеру в ту сторону, в которую нужно вам. Осознание собственного выбора, собственной ценности и своей цели вдохновит вас на ежедневный труд и поможет вам выбирать самые важные задачи. Это следующий навык на пути к тому, чтобы заставить свою работу приносить вам пользу.

Давайте рассмотрим его.

Навык 2. Развивайте предпринимательское мышление.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы планируете использовать?

• Воспользоваться выбором.

• Совершенствовать свою квалификацию и сильные стороны.

• Доверять себе.

• Формировать свои цели.

Когда вы собираетесь ими воспользоваться?

Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием для использования стратегий?

Как вы намереваетесь его преодолевать?

Каков ваш личный результат овладения этим навыком?

НАВЫК 3

ВЫБИРАЙТЕ САМЫЕ ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ

При очень напряженном рабочем графике можете ли вы с уверенностью выделить из всего объема работы самое главное или в оцепенении и смущении размышляете, за что хвататься? Всегда ли вы вовремя заканчиваете работу или в паническом, нервозном состоянии делаете все понемногу, не завершая ни одно задание?

Работники, которые всегда могут четко, с легкостью решить, какие задачи в авральных ситуациях важнее всего, очень ценятся в любой организации. Всегда сосредоточенные в сложные моменты, они принимают вызов и идут работать туда, где должность связана с массой проблем, требующих жестких решений на каждом шагу. Ничего удивительного, что это обычно самые спокойные работники.

Настоящая глава поможет вам развить способность делать правильный выбор. Вы узнаете критерии для определения самых важных задач и стратегий и научитесь правильно определять приоритеты. Как только вы научитесь принимать конкретные решения, навык 4 поможет вам спланировать рабочий день так, чтобы эффективно выполнить задачи. Но сначала необходимо научиться делать правильный выбор.