Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все - Дэйв Креншоу

3. Определите длительность каждой встречи, используя следующие практические рекомендации.

– Чем выше частота встреч, тем короче они должны быть. Другими словами, если вы встречаетесь с кем-то ежедневно, такие встречи не стоит затягивать дольше чем на 15 минут. Если же вы встречаетесь с кем-то ежемесячно, для таких встреч будет достаточно 1 часа.

– Избегайте регулярных встреч длительностью меньше 15 минут, поскольку они имеют свойство вытесняться другими делами или игнорироваться.

– Избегайте регулярных встреч длительностью более 60 минут, поскольку они имеют свойство открывать возможности для пустой траты времени.

4. Подробно обсудите с каждым из этих служащих расписание ваших регулярных встреч.

5. Вместе определите наиболее подходящие для встреч дни и время. Лучше всего планировать ваши регулярные встречи на то время, когда никому из вас точно ничто не будет мешать.

6. Убедитесь, что каждый из вас отметил эти встречи в своем ежедневнике, сделав отметку в соответствующей колонке рабочей таблицы.

7. Повторите все эти шаги для отношений из вашей таблицы личных контактов.

Предполагаемый результат. Данная рабочая таблица поможет понять, как вы использовали все 168 часов, из которых состоит неделя. Узнав правду о том, как вы использовали свое время, вы поймете, стоит ли вам что-то менять и как это лучше всего сделать.

Разобравшись во всех тонкостях использования вашего времени, вы сможете разработать новый план того, как хотите распоряжаться своим временем в будущем.

1. Используя рабочую таблицу Таблица****, представленную ниже, сложите все данные из колонки «Занятия», обозначающие то, чем вы занимаетесь в свободное от работы время: «Семейное время», «Хобби», «Тренировки», «Работа по дому» и т. д. Используйте категории, достаточно широкие, чтобы вам не нужно было задействовать больше строчек, чем представлено в таблице.

2. В колонке «Рамки» определите, что представляет собой каждое из занятий. Это необходимо для того, чтобы убедиться: каждое занятие учтено и в учете вашего времени совершенно исключены любые накладки. Например, предположим, в колонке «Занятия» вы посчитали «Семейное время» и «Время с мужем или женой» отдельно. Тогда в колонке «Рамки» следует пояснить разницу между этими двумя занятиями, указав, скажем, что «время наедине со спутником жизни» относится только ко «времени с мужем или женой», тогда как время, проводимое одновременно с вашим спутником жизни и с детьми, должно быть учтено как часть занятия под заголовком «Семейное время».

3. В колонке «Настоящее» оцените, сколько часов в неделю вы обычно проводите за каждым занятием. Округлите эту цифру до ближайшего получаса. Заметьте, «Потерянное время» уже обозначено цифрой 7, потому что, как правило, человек неизбежно теряет примерно один час в день в силу накопления мелких случайных занятий, таких как посещение туалета, поиск места для парковки и т. д. Занимаясь оценкой времени, обратите внимание на особенности вашего расписания на выходные дни. К примеру, если вы в среднем спите каждую ночь по 7 часов, а в пятницу и субботу отводите на сон еще часок, то в результате этого общее число для строчки «Сон» составит 51 час, а не 49.

Примечание. Не старайтесь подогнать свой результат к 168 часам. Просто будьте искренни и постарайтесь указать все, как есть на самом деле. У вас еще будет возможность внести необходимые исправления.

4. Сложите ваши оценки в колонке «Настоящее», а затем вычтите полученное число из 168 (количества часов в неделе). Вполне вероятно, что в конце вы получите число +4 либо -7,5. (Если же ваши оценки точно совпадут с числом 168, можно будет сразу же перейти к шагу 6).

5. Теперь, поскольку в сутках всего 24 часа, вам необходимо вернуть своим оценкам баланс. Откорректируйте их, добавляя или отнимая время от различных занятий, пока в результате у вас не получится число 168. Вот типичные причины ошибок при оценке вашего времени.

– Нечеткое определение занятий в колонке «Рамки» приводит к появлению накладок между двумя или более занятиями.

– Переоценка и недооценка самых затратных блоков времени, таких как «Работа» или «Сон».

– Пропуск какого-нибудь занятия и неспособность оценить количество потраченного на него времени.

– Отсутствие в ваших оценках учета переключения между задачами. Чтобы это исправить, вам необходимо быть более конкретными в определениях из колонки «Рамки».

6. Теперь, когда вы поняли, как используете свое время в настоящем, поищите и подчеркните те строчки, которые вы хотели бы изменить в будущем.

7. Перейдите к колонке «Будущее». Выберите некую дату в будущем (обычно хороший результат дает разрыв примерно в месяц с этого дня). Затем разработайте новый бюджет времени в соответствии с тем, как вы видите использование вашего времени к дате, которую наметили.

8. Еще раз проверьте все числа и убедитесь, что их общая сумма не превышает 168.

9. Приобретите ежедневник с широкими пустыми клеточками, в которые можно было бы вписывать время. Обозначьте, как вы собираетесь тратить свое время, используя маркеры разного цвета для каждого вида занятий.

Рекомендованная литература

Hallowell E. M. Overloaded Circuits: Why Smart People Underperform / Harvard Business Review. – 2005. – #3(1). – P. 54–62.

Meyer D. E. (Из интервью со Стефанией Фрейзер) / CNN Tonight. – 2001. – Aug. 5.

Moran M. Researchers Find Neural Bottleneck' Thwarts Multitasking. / Vanderbilt Register. – 2007. – Jan. 22. Доступ от 11 января 2008 г. по адресу http://www.vanderbilt.edu/register/articles?id=31525.

Gonzalez V., Mark, G. Constant, Constant, MultiTasking Craziness: Managing Multiple Working Spheres. (Документ представлен на Конференции по человеческим ресурсам в вычислительных системах, проходившей в Вене, Австрия, с 24 по 29 апреля 2004 г.)

Gonzalez V., Mark G. Managing Currents of Work: Multi-Tasking Among Multiple Collaborations. (Документ представлен на заседании Девятой европейской конференции по совместной работе на основе компьютерной модели, проходившей в Париже с 18 по 22 сентября 2005 г.)

Multitasking. UrbanDictionary.com. Доступ от 3 августа 2007 г. по адресу http://www.urbandictionary.com/define.php?term=multitasking&r=f.

Multitasking. Webopedia.com. Доступ от 3 августа 2007 года по адресу http://itmanagement.webopedia.com/TERM/M/multitasking.html.

Multitasking. Wikipedia.com. Доступ от 3 августа 2007 г. по адресу http://en.wikipedia.org/wiki/Multitasking.

Puente M. Blackberry Blackout? / USA Today. – 2006. – Feb. 1.

Richtel M. The Lure of Data: Is It Addictive? / New York Times. – 2003. – July 6.

Roberts D. E, Foehr U. G., Rideout V. GenerationM: Media in the Lives of 8-18 Year-Olds. – Menlo Park, Calif.: 2005.

Rosen M. The Perils of Multitasking / Scholastic Parents. – 2007. – Feb. 28.

Shellenbarger S. Juggling Too Many Tasks Could Make You Stupid / Career Journal.com. – 2003. – Feb. 28. Доступ от 5 мая 2007 г. по адресу http://www.careerjournal.com/columnists/workfamily/20030228-workfamily.html.