Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха - Тамара Воротынцева

Представьте себе…

Вы готовились ко дню рождения шефа. Он – человек достаточно демократичный. Весь отдел приглашен в загородное кафе на шашлыки.

В отделе приняли решение о совместном подарке: покупке шикарного набора для пикника. Вам дали задание найти и прикупить к этому подарку яркую футболку с веселой душевной надписью.

Вы изучили ассортимент интернет-магазинов и заказали в одном из них яркую оранжевую футболку с надписью «Генератор душевной теплоты».

Вы оплатили заказ. Доставку заказали на дом. Время доставки совпало с вашими вечерними курсами испанского языка. Вы попросили соседа получить заказ.

Вернувшись вечером, вы забрали у него доставленную вам футболку. Развернув ее, вы ошалели: вместо надписи «Генератор душевной теплоты» на футболке красовалось: «Бью баклуши, играю в бирюльки, лезу на рожон!»

Пикник завтра, выезд организован в 11:00 с Рижского вокзала. Времени на замену подарка практически нет. Сейчас 20:00.

В сердцах вы написали в интернет-магазин следующее письмо:

Господа, это не лезет ни в какие ворота!

Я заказал у Вас футболку с надписью «Генератор душевной теплоты». Оплатил заказ. С вашим курьером получил футболку с совершенно иной надписью, чем заказывал: «Бью баклуши, играю в бирюльки, лезу на рожон!». Конечно, это звучит как анекдот. Только мне не до смеха! Мне завтра с этой футболкой надо быть на дне рождения руководителя! И как Вы себе это представляете? Интересно, Вы как-нибудь контролируете точность в выполнении заказа? Кстати, стоимость Ваших футболок не такая уж малая: в других интернет-магазинах их можно купить в пределах 500–700 р. В Вашем она стоит 900 плюс доставка 350 р. Согласился только потому, что время выполнения заказа было самым оперативным. Но дело сейчас не в деньгах, а в том, что заказ Вы доставили не тот, который был обозначен мною в бланке заказа!!! Или возвращайте деньги, или меняйте футболку! Хотя замена ситуацию уже не спасет.

Сергей Петров

В 21:00 вы получили ответ:

Здравствуйте!

При обработке заказа на покупку футболки с надписью вариант надписи обязательно сверяется с указанной клиентом в бланке заказа. Если Вы получили футболку с ошибочной надписью – заполните повторный бланк заказа на нашем сайте и в течение 2 дней будет произведена замена.

С уважением,

Интернет-магазин

«Все футболки. ru»

Не стану спрашивать, какие эмоции вы испытали при получении такого ответа. Спрошу другое. Подумайте и ответьте на вопрос: «Какое письмо в данном случае вам хотелось бы получить в ответ на вашу справедливую претензию? Получив какое письмо, вы остались бы лояльными к этому магазину?»

Мне жаль, что я не могу услышать ваших ответов. Но думаю, что они в большей части совпадут с теми ответами, которые я обычно слышу от участников моих тренингов и которые привожу ниже.

Что обычно хочется услышать человеку в ответ на свою (обоснованную) претензию:

• персональное обращение (свое имя);

• извинения;

• слова сочувствия, сопереживание;

• заверение, что произошла ошибка,

• сведения, что предпринято или предпринимается для исправления;

• предложение компенсации;

• предложение дополнительных бонусов на будущее;

• убедительное заверение, что такое не повторится, виновные наказаны, люди понимают степень серьезности произошедшего.

Что еще бывает важно:

• чтобы письмо-извинение было написано руководством службы, которая допустила ошибку.

А теперь посмотрите, как выглядят письма, которые вы могли получить в этой ситуации с учетом всех прозвучавших пожеланий.

Письмо № 1

Здравствуйте, Сергей!

Прочитав Ваше письмо, хочу выразить искреннее сожаление и принести извинения от себя и всей компании за сложившуюся ситуацию.

Наша компания зарекомендовала себя на рынке как надежная.

В стандартной ситуации наша продукция подлежит возврату и замене в течение 2 дней. При этом Ваша ситуация для нас нонсенс. Мы проведем служебное расследование и ответственный за выполнение понесет должное наказание.

На настоящий момент предлагаю Вам рассмотреть несколько вариантов решения проблемы.

В удобное для Вас время мы привезем футболку завтра.

Вы можете подъехать к нам в офис и забрать продукцию самостоятельно. Наш курьер доставит выбранную Вами футболку в подарочной упаковке (за наш счет) в любое время непосредственно к моменту вручения подарка Вашему руководителю.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна данная ситуация.

В качестве компенсации мы сделаем Вам скидку в 10 % на следующее приобретение в нашем магазине.

Пожалуйста, в кратчайшие сроки сообщите о выбранном Вами варианте.

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,

Светлана Попова

Менеджер интернет-магазина «Все футболки. ги».

Тел…

Моб…

Письмо № 2

Добрый день, Сергей!

Вы получили не тот заказ. Это, несомненно, наша вина. Я, как директор компании, готов отвечать за качество наших услуг.

Я понимаю, как важно для Вас поздравить Вашего руководителя, и готов предложить Вам следующий вариант поздравления.

Завтра, прямо с утра, в указанное Вами время мы можем привезти футболку на замену из имеющихся в наличии.

Надписи:

Любимому боссу.

Мистер президент.

За мной как за каменной стеной.

Дорогому юбиляру.

Цвет футболки – оранжевый.

Я лично проконтролирую, чтобы заказ был доставлен вовремя.

Вместе с заказом Вам будет доставлен сертификат нашего магазина номиналом 500 руб.

Менеджер заказа – в копии письма.

О Вашем выборе сообщите мне напрямую на мобильный: 8-772-22-27.

Петр Петров

Директор службы доставки Тел.

Моб.

Возможно, не все действия, описанные в этих письмах, реально выполнимы и целесообразны.

Например, заверение в том, что такое не повторится, может быть воспринято как формальность. Вопрос о том, что будет происходить в будущем, не очень волнует человека, испытывающего дискомфорт в настоящем.

А информация о наказании виновных явно отдает дурным тоном. Наказание сотрудников, не справляющихся со своими обязанностями, – внутреннее дело компании. Не стоит выносить «сор из избы» на всеобщее обозрение. Это может быть плохим показателем вашей деловой культуры и корпоративной этики.

Но в целом эти письма дают ответ на вопрос: «Что хотя услышать большинство людей в письме-ответе на свою претензию?»

Советы по работе с обоснованной претензией

1. Разбирайтесь в ситуации прежде, чем ответить.

2. Соглашайтесь с наличием ситуации, требующей пояснения.

3. Описывайте ситуацию, используя точные факты.

4. Поясняйте причины возникновения данной ситуации (если это возможно). Поясняйте, а не оправдывайтесь!

5. Не нагнетайте ситуацию! Избегайте негативной лексики (ошибка, аврал, проблема, сбой в работе и т. п.). Используйте нейтральные фразы: сложившаяся ситуация; возникшая ситуация; возникший вопрос; данный факт и т. д.

6. Используйте приемы «эмоционального присоединения»

к адресату («Мне так же, как и Вам»).

• Андрей, я понимаю, что возникшая ситуация ставит Вас под удар в глазах клиента.

• Антонина, я отдаю себе отчет, какие чувства и эмоции Вы можете испытывать в возникшей ситуации. Поверьте, мне так же, как и Вам, крайне неприятно то, что происходит с…

7. Сообщайте, какие меры принимаются, в какие сроки следует ожидать результата.

8. Выражайте сожаление.

• Мне жаль, что мы заставили Вас ждать.

• Мне искренне жаль, что ситуация сложилась таким образом.

9. Приносите извинения.

• Анна, приношу свои искренние извинения за сложившуюся ситуацию.

10. Говорите о своей готовности к будущему взаимодействию.

• Мы будем оптимизировать инструменты управления ситуацией.

• Мы постараемся минимизировать возможность повторения.

• Приложу все усилия для управления этим вопросом.

11. Упоминайте о совместных позитивных достижениях.

• Анна, приношу свои искренние извинения за сложившуюся ситуацию. Думаю, Вы понимаете, что специфика нашей работы состоит во взаимодействии значительного количества разных функциональных структур. В структурах работают люди, им свойственно ошибаться. При этом позитивный опыт наших совместных достижений позволяет мне надеяться на Ваше понимание.

12. Выражайте надежду на продолжение сотрудничества.

Итак, мы рассмотрели приемы работы с тремя видами «трудных» писем. Буду рада, если приведенные комментарии, примеры и приемы помогут вам:

• вежливо и корректно отстаивать свою деловую позицию в конфликтной или эмоционально напряженной ситуации;

• писать вежливые отказы и сохранять хорошие отношения с клиентом;

• достойно отвечать на претензии;

• приносить корректные извинения, сохраняя достойное деловое реноме своей компании;