Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами - Салливан Джей

Джей Салливан

Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Переводчик Марченко Светлана

Главный редактор С. Турко

Руководитель проекта А. Василенко

Корректоры О. Улантикова, Е. Чудинова

Компьютерная верстка А. Абрамов

Дизайн обложки Ю. Буга

© John Wiley and Sons, 2017

This translation published under license with the original publisher John Wiley & Sons, Inc.

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2019

Все права защищены. Данная электронная книга предназначена исключительно для частного использования в личных (некоммерческих) целях. Электронная книга, ее части, фрагменты и элементы, включая текст, изображения и иное, не подлежат копированию и любому другому использованию без разрешения правообладателя. В частности, запрещено такое использование, в результате которого электронная книга, ее часть, фрагмент или элемент станут доступными ограниченному или неопределенному кругу лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно.

Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.

Вступление: главное – собеседник

Двадцать пять лет назад я бродил по универмагу в Куинси, штат Иллинойс, со своим пятимесячным сыном Джоном на руках. Жена была занята покупками. Как и все дети, Джон начал лепетать почти с самого рождения. Однако, пока я носил его по магазину, лепет Джона изменился. Сын начал выдавать короткие громкие фразы, а после каждой «очереди» замирать и оглядываться в поисках источника звука. Затем снова кричал – и опять замолкал. Вдруг до него дошло, и он улыбнулся. Он понял, что шум исходил от него самого, и внезапно весь мир изменился. Он нашел свой голос. После этого его уже было не остановить. Он кричал, замолкал, смеялся и снова кричал, все громче и громче – и так до тех пор, пока мы не ушли из магазина.

Среди нас немало людей, которые всю жизнь ищут себя и свое место в мире. Каждый из нас силится найти свой голос и свое личное «послание» миру. Эта книга не поможет вам познать самого себя. Однако она поможет вам донести до окружающих ваше послание – таланты, стремления, цели и миссию – просто и ясно.

Если мы хотим научиться качественнее общаться с другими людьми, чтобы мы лучше понимали их, а они – нас, самый простой способ – прежде всего фокусировать внимание не на себе, а на другом человеке.

Никто из нас не живет в вакууме. Человеческая история – не рассказ о каждом человеке в отдельности; это история взаимодействия людей друг с другом. Наша личность во многом определяется тем, как мы воспринимаем свое влияние на других людей. По сути, ваше простое и четкое послание частично диктуется миром вокруг вас. Ваше послание миру по определению становится тем сообщением, которое соединяет вас с этим миром.

Вообще-то все мы эгоцентрики. Это естественная человеческая черта. И она не так уж плоха; более того, она помогает нам выжить. Но это же свойство – главная причина сбоев в коммуникации. Инстинкт диктует нам такой подход к общению, когда мы обращаемся к людям со своей, а не с их колокольни. А когда слушаем, пропускаем информацию через собственные фильтры, делая предположения и слыша идеи, обусловленные нашим личным опытом. Поскольку путь каждого уникален, общение с позиции личного опыта немедленно ставит преграду между нами и другими людьми. Это препятствие и приводит к сбоям в коммуникации.

Если мы хотим научиться качественнее общаться с другими людьми, чтобы мы лучше понимали их, а они – нас, самый простой способ – прежде всего фокусировать внимание не на себе, а на другом человеке.

С точки зрения навыков общения это основной фактор, на который мы можем повлиять для повышения личной эффективности. Когда мы общаемся, вместо того чтобы думать: «Что я пытаюсь донести?», следует задаваться вопросом: «Почему он читает мое электронное письмо или присутствует на этой встрече? Что она надеется получить от этой презентации?»

Если мы сделаем акцент на том, чего пытается добиться другой человек, качество нашего общения возрастет, потому что мы будем выбирать более подходящую информацию, рассказывать о нужных подробностях, а также более доступно доносить их до аудитории.

Легко сказать: «Сосредоточьтесь на аудитории». Но как же трудно применить это на практике!

Мы в компании Exec|Comm уже 35 лет помогаем людям отточить, упростить и донести идеи до окружающих. В этой книге мы расскажем о несложных тактических приемах, которые вы сможете немедленно применить, чтобы улучшить коммуникацию. Эти приемы основаны на переносе внимания с себя на других. Когда вы начнете их использовать, со временем у вас интуитивно получится общаться исходя из «внешней» позиции, применяя эти идеи в ситуациях, выходящих за рамки описанных мной. Это будет самой большой пользой от книги – для вас и для тех, с кем вы общаетесь.

Мы разделили книгу на пять основных разделов:

1. Содержание: что вы хотите сказать по существу.

2. Навыки устного общения: как вы доносите это содержание.

3. Навыки письменного общения: как вы презентуете себя, когда вас нет рядом физически.

4. Взаимодействие: ситуации, в которых вы владеете вниманием аудитории, будь то один человек или сотня.

5. Лидерство: как вы задаете тон и относитесь к другим людям.

В каждом разделе вы научитесь тому, чтобы и содержание, и форма ваших слов помогали вам вступить в контакт со слушателями.

В целом, когда вы общаетесь с людьми, вы говорите об одном из трех:

• Вы говорите о себе.

• Вы говорите о своем сообщении.

• Вы говорите со слушателями о слушателях.

Внимание: новость! Вашим слушателям нет до вас ровно никакого дела. Ничего личного, но это так. Более того, им, в общем-то, нет дела и до того, что вы хотите сказать. Им есть дело только до того, какое отношение ваше сообщение имеет лично к ним, что, прямо скажем, отличается от сообщения как такового.

Если вы хотите установить контакт с аудиторией, сведите разговор о себе и своей теме к минимуму и говорите обо всем этом только в той степени, в которой оно затрагивает потребности ваших слушателей.

Что это значит на практике? На следующем собрании внимательно прислушайтесь к выступающим. Я вам гарантирую, что почти каждый спикер начнет с фразы: «Сегодня я хочу поговорить о…» Подумайте об этом предложении. «Я хочу поговорить…» Почти каждый говорящий начинает речь с заявления о том, что данная встреча посвящена ему самому и его желаниям. Большего эгоцентризма и не придумаешь! Задумайтесь о тонкой, но весьма важной разнице в тоне, которая получается, если вместо «Я хочу поговорить о…» начать с фразы: «Вы все собрались здесь потому, что вас интересует то-то и то-то. Я думаю, вам бы помогло, если бы мы посвятили несколько минут разговору о…»

В тот момент, когда вы начинаете с «вам бы помогло», вы совершенно прямолинейно заявляете своим слушателям о том, что вся ваша энергия пойдет на служение им. Вы сосредотачиваетесь не на своих, а на их интересах. Более того, когда мы планируем речь, делаем заметки или готовим слайды в PowerPoint, если подумать, то это «вам бы помогло…» обязательно изменит и то, что мы говорим, и то, как мы это говорим. Я делюсь этой информацией, потому что она мне известна и кажется интересной? Я сообщаю ее, потому что я над ней долго работал и слишком занят, чтобы «подогнать» ее под эту конкретную аудиторию? Или я делюсь этой информацией, потому что искренне убежден, что она будет полезна этим слушателям?